Secrétaire de Direction - Spsp H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le secrétariat de direction du SPSP est composé de deux agents qui exercent le secrétariat au profit de l'état-major du service dont le chef de service et l'adjointe au chef de service, et les chef(fe)s de département.

À ce titre, il participe à l'optimisation du temps de travail de l'équipe de direction en organisant la gestion des réunions, des agendas, des comptes rendus d'activités et des déplacements des cadres. Il contribue à l'accessibilité et à la circulation de l'information au sein du service en déterminant le choix du circuit de diffusion le plus approprié.

En collaboration avec l'autre secrétaire, vos missions seront les suivantes :

· l'accueil physique et téléphonique,

· le traitement du courrier selon le processus établi,

· la réservation des salles de réunion et des prestations annexes,

· la mise en forme des documents et à la veille à la préparation des dossiers,

· l'organisation logistique des séminaires et autres événements,

· la gestion des déplacements sur l'applicatif dédié,

· l'accueil des nouveaux agents (intégration, matériels, badges...),

· les demandes d'interventions techniques,

· les commandes et gestion des fournitures de bureau,

· la participation à la rédaction de comptes rendus de réunions et d'activités

Plus globalement, vous êtes le ou la garant(e) du bon fonctionnement du service, la liste de ces missions n'étant pas exhaustive et pouvant évoluer au gré du temps et des nécessités.

Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à assister la responsable RH de proximité dans l'exercice de ses missions

Connaissances
Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatique (Pack Office...)
Connaissance de l'organisation du ministère de la justice
Connaissance de l'environnement administratif

Savoir-faire
Capacité à gérer les priorités et les urgences
Sens de l'organisation et méthodes (maîtrise des délais/ respect des procédures)
Capacité d'initiative
Qualité rédactionnelle

Savoir-être
Qualités relationnelles, écoute
Grande discrétion professionnelle
Polyvalence et réactivité
Goût pour le travail en binôme
Bonne présentation
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience similaire serait appréciée.