Assistant Administratif Patrimoine Bati - Bussy Saint Georges H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent vient en support du responsable du Pôle Patrimoine Bâti et des équipes du Pôle sur des missions administratives et organisationnelles diverses telles que l'accueil téléphonique et physique, la gestion des écrits administratifs, la planification...

Assister le responsable de pôle et les responsables de régies sur l'ensemble des missions administratives
Faciliter l'information aux interlocuteurs internes et externes (entreprises, concessionnaires, services municipaux...)
Etablir les bons de travaux EATAL/ATAL et les bons de commande du pôle
Préparer les PV de réception en fin de travaux
Préparer les documents nécessaires au responsable de pôle pour l'élaboration du budget
Préparer les fiches navettes pour la transmission des devis au Pôle Comptabilité de la Direction des Services Techniques
Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de service
Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
Gérer les écrits administratifs (courrier, mail, notes, arrêtés municipaux...)
Compléter et transmettre à la Direction des Ressources Humaines les feuilles d'astreintes et d'heures supplémentaires des agents du pôle
Mise à jour régulière du tableau de suivi des présences internes et Incovar
Renfort, selon les nécessités de service auprès que l'assistante administrative du Pôle Espace Public

COMPETENCES REQUISES
Maîtrise du Pack Office et d'Outlook indispensable
Connaissance des logiciels métiers EATAL/ATAL, DOTELEC, CIRIL Finances souhaitée
Maîtrise des écrits professionnels et administratifs indispensable
Connaissances des techniques de gestion administrative

PROFIL RECHERCHE
Capacité d'analyse et de synthèse
Prise d'initiative et anticipation
Réactivité
Rigueur
Sens de l'organisation et de la priorisation
Savoir accompagner et orienter
Qualités rédactionnels
Sens de la communication
Sens du travail en équipe
Autonomie
Qualités relationnelles
Devoir de réserve