Assistant Administratif - Mairie de Lens H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Responsable de la Démocratie Participative et de la vie des quartiers, la gestionnaire administrative au sein de la Démocratie Participative appuiera le chef de projet dans le cadre de ses missions.

- Appui à la Gestionnaire des mises à disposition de salle (assurer ses missions sur les périodes d'absence, prise en charge de dossiers spécifiques, organisation de réunions préalables à l'organisation d'événements d'importance)

- Administration de la plateforme numérique de concertation citoyenne : appui aux services dans la mise en ligne et le suivi des concertations, rédaction de contenus, modération des contributions.

- Organisation et suivi des réunions de travail internes et participation à celles-ci.

- Organisation, participation et suivi des diagnostics en marchant des Conseils de Quartier.

- Pilotage des projets de consultation en portes à portes relatifs aux aménagements de voirie, en lien avec les services et les élus concernés.

- Gestion de l'organisation des dispositifs participatifs : réservation des salles et matériels, envoi des invitations, traitements des comptes rendus (transmissions et suivi des demandes aux services), des enquêtes, participation et prise de note ponctuelle en réunions...

- Interlocuteur-Relais de la Direction pour les demandes diverses de la population, associations et autres services de la ville, via notamment l'accueil téléphonique et/ou physique

- Réception/répartition du courrier de la Direction : suivi, vérification et alerte sur traitement, mise en forme et impression des courriers plus complexes rédigés par le responsable.

- Appui à l'élaboration de documents administratifs liés à la vie de la Direction : ordres de mission, tableaux récapitulatifs des heures supplémentaires, décisions, etc.

- Classement, mise à jour et archivage des dossiers administratifs

- Comptabilité du service : demandes de devis, bons de commandes, liquidation des factures, demandes de crédits, facturation.

- Préparation et remise des places pour les matchs du RC Lens aux associations.

PRE REQUIS

- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Ciril, etc.)
- Capacités d'anticipation et esprit de synthèse
- Maîtrise de l'organisation, de l'optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches
- Bonne connaissance du territoire communal
- Bonne connaissance des procédures de fonctionnement des services municipaux

QUALITES REQUISES

- Capacités à rendre compte à la hiérarchie sur l'activité, ou à alerter
- Capacités à déterminer l'urgence des dossiers et à prioriser
- Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Disponibilité et capacités d'adaptation
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Rigueur
- Qualités relationnelles, sens de la communication et de l'écoute