Gestionnaire Plateforme Appel d'Offre H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité du responsable de la plateforme AO, au sein d'un service de 3 personnes, le (la) référente assure :
- Encadrer techniquement l'équipe des gestionnaires
- Collaborer étroitement et efficacement à l'activité du Responsable de service en l'informant régulièrement et lui faire part des difficultés rencontrées dans l'exercice des missions, tant sur les plans techniques et juridiques qu'en termes de moyen
- Responsable de l'harmonisation des procédures et outils de suivi au sein du Service
- Proposer des actions visant à optimiser le suivi des marchés et la vision précise de l'état d'avancement des marchés en cours de passation, exécution et liquidation
- Organiser les activités (visio modalité du portage, prix...), la communication et la diffusion des informations au sein du réseau
- Responsable de l'archivage des dossiers de réponse.
- Responsable de la mise à jour mensuelle des documents sur les différentes plateformes.
- Responsable de la mise à jour du tableau de bord des indicateurs du service
- Référente RGPD

VEILLE

· Recherche - Captage

· Décision de diffusion

· Rédaction fiche synthèse

· Diffusion réseau

· Saisie tableau de pilotage

· Suivi indicateurs de veille

· Mise en forme des bilans annuels

· Mise à jour des procédures

· Suivi prestataire abonnement alertes

· Formation nouveaux collaborateurs

· Suivi stagiaire

PORTAGE

· Recueil des positionnements

· Analyse DCE : attendus admin ET techniques

· Création des outils de collecte

· Organisation des temps d'échanges avec le groupement

· Co-animation avec responsable

· Réception / vérification / mise en forme / organisation des documents

· Contrôle au fil de l'eau des pièces

· Contrôle final

· Dépôt

· Suivi demandes complémentaires post-dépôt

· En cas de notification : diffusion réponse

· En cas de non-attribution : demandes des notes et diffusion.

· Archivage des réponses techniques

· Suivi des attestations cotraitants

· Suivi des indicateurs de portage

EXECUTION DES MARCHES

· Contractualisation avec commanditaire

· Conventionnement cotraitant

· Mise en place outils de pilotage (suivi des flux)

· Formation du gestionnaire aux modalités / spécificités du marché

· Gestion des demandes complexes ou points de blocage

· Traitement des demandes

· Accompagnement du gestionnaire au traitement des demandes (jusqu'à la facturation des frais de gestion)

· Accompagnement du gestionnaire à la saisie du tableau de pilotage

· Préparation des données de pilotage

· Coanimation avec responsable Copil académiques, interacadémiques ou nationaux

· Coanimation avec responsable des points marché avec clients)

· Bonnes connaissances de la réglementation et des procédures des A.O

· Rigueur et méthodologie

· Bon rédactionnel

· Bon relationnel

· Sens des responsabilités, gestion des urgences, réactivité

· Connaissance des règles de gestion financière publique