Chargé d'Événementiel - 100% - la Roche-Sur-Yon Agglomeration H/F - Fonction publique Territoriale

* Apporte une aide en termes d'organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
* Coordonne et assure les relations entre la collectivité et les associations présentes sur le territoire pour les événements fléchés au sein du service via le guichet unique.
* S'efforce de véhiculer une image positive de la ville.

* Accueil téléphonique des interlocuteurs privilégiés au service Événementiel.
* Assurer le suivi de l'activité évènementielle : organise et gère des documents de synthèse (tableaux de bord, graphiques, plannings...).

COORDINATION DU GUICHET UNIQUE

* Collaborer avec la personne dédiée au guichet unique pour toutes les demandes de manifestations.
* Gérer, accompagner, suivre les porteurs d'événements de grandes ampleurs fléchés dans le cadre du guichet unique (matériel, plantes, sonorisation, location, présence d'élus...).

Veiller à la réglementation et à la sécurité de l'événement, à la prise des arrêtés nécessaires (débits de boisson, occupation du domaine, circulation, neutralisation de stationnement, fermeture tardive, réglementation et droits de place).
* Assurer avec les autres services de la collectivité de la bonne organisation et du bon déroulement des manifestations (police municipale, prévention urbaine).
* Suivre les réunions du point hebdomadaire " événements ".

COORDINATION DES EVENEMENTS

* Assurer une présence sur les événements de la préparation au démontage.
* Assurer le suivi budgétaire en lien avec le responsable : gestion des devis
* Accompagner la mise en uvre des aspects logistiques liés à l'organisation d'événements Ville et Agglomération en lien avec le responsable de service.
* Réalisation de comptes-rendus, de fiches techniques et suivi de la coordination des interventions d'autres directions et de prestataires extérieurs.
* Rechercher et apporter sa participation à la prospection de nouveaux prestataires - événements - benchmark.

* Maîtriser le logiciel protocole (Suipi)
* Maîtriser les techniques de secrétariat.
* Utilisation des outils bureautique.
* Connaissances du budget et de la comptabilité.
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
* Sens du relationnel : accueil de tous les publics lors de grandes manifestations.
* Renseigner et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent.
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
* Sens de l'organisation.
* Sens de l'écoute.
* Sens des relations et du contact humain.
* Discrétion.
* Réactivité et esprit d'initiative.