Assistant de Direction H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Vous apporterez votre appui au pilotage du département, participerez au bon fonctionnement des groupes, en coordination avec l'assistant-e de production.

1.Appui à l'équipe de direction
a. Relais hygiène sécurité environnement et qualité :
- Appui au pilotage stratégique, aux audits, rendu compte et animation interne
- Suivi des actions HSE et animation interne
- Portage en propre de démarches transversales internes

c. Appui pilotage, secrétariat
- Préparation des ordres du jour et comptes-rendus des réunions internes
- Tableaux de suivi (RH, budget...)
- Accueil téléphonique, courriels, courrier, agendas
- Organisation de journées d?animation internes/externes

2. Appui à la production
- Management fonctionnel de l'assistante de production
- Gestion des contacts clients, des opportunités et de la facturation
- Assistance au montage des offres, et suivi des projets
- Classement papier/informatique et archivage
- Réservation de salle/matériel, gestion des fournitures

Liaison hiérarchique :
Vous êtes rattaché hiérarchiquement au-à la directeur-rice du département; vous êtes membre du comité de direction du département.
Vous assurez un management fonctionnel de l'assistant-e de production du département, localisée à L'Isle d'Abeau.

Relations internes : ensemble de l'équipe département, autres entités de la direction territoriale Centre-Est, des directions fonctionnelles et transversales de l'établissement, des autres directions.
Relations externes : collectivités territoriales et services déconcentrés de l'État en Auvergne-Rhône-Alpes et Bourgogne Franche-Comté, organismes partenaires, prestataires externes (cabinets d?audit, reprographie...).

Savoir
Bonne connaissance de l'organisation du Cerema, de son activité et de ses principaux interlocuteurs
Connaissance du système de management de l?organisation (qualité)
Notions en hygiène sécurité environnement
Connaissances des chartes graphiques du Cerema et de la publication Ceremaweb
Notions de comptabilité et de commande publique

Savoir-faire
Savoir planifier des tâches, les prioriser et rendre compte de leur réalisation
Savoir mettre en oeuvre des méthodes et des procédures
Aptitudes rédactionnelles
Maîtrise des outils informatiques, méthodes et référentiels liés au poste : bureautique dont tableurs, internet, réseau social établissement, progiciels de suivi de projets, de gestion de portefeuille clients
Grande rigueur

Savoir-être
Sens du contact et de l'accueil, disponibilité
Discrétion en lien avec les sujets confidentiels
Sens du collectif
Capacité d'écoute et d'adaptation
Autonomie et fiabilité, esprit d'initiative