Secrétariat de l'Unité - Appui au Fonctionnement de l'Ut Sud H/F - Secretariat General Commun Departemental

Contexte :
L'Unité Territoriale Sud est le relais local de la DDT de la Drôme auprès des collectivités et des usagers. Elle participe en lien avec les services basés sur Valence, dans le cadre des filières thématiques, au portage des politiques publiques en aménagement, urbanisme et développement durable.
Basée à Nyons, l'UT Sud couvre les territoires du sud-rhodanien, de la Drôme Provençale et une partie du centre Drôme. Constituée de 9 personnes, elle s'organise autour d'un pôle urbanisme - ADS (instruction et contrôle de la légalité des actes d'urbanisme, production d'avis conformes) et d'un pôle aménagement durable - conseil (suivi des procédures de planification, représentation DDT en sécurité ERP, commissions d'accessibilité et production d'avis, police de l'urbanisme, prise en compte des risques naturels).
Au titre de la solidarité, des missions peuvent être ponctuellement étendues sur l'ensemble du département.

Missions :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique pour l'UT SUD : orienter les interlocuteurs
- Suivi de la boîte mail générale de l'UT SUD, enregistrement et orientation des courriels
- Transmettre les renseignements de premier niveau aux collectivités et aux administrés,
- Gestion de l'ensemble du courrier papier de l'UT SUD - arrivées et départs : réception des banettes, enregistrement des courriers, répartition aux agents concernés
- Venir en appui du service ADS pour faciliter le fonctionnement du service
- Enregistrer les dossiers reçus et les inscrire dans les tableaux de suivi (demandes d'avis, instruction dématérialisée, demandes d'avis conformes)
- Saisie et pré-traitement des dossiers arrivés au titre du contrôle de légalité
- Assurer le classement des dossiers : mise en boîte et procédure archivage
- Travailler en transversalité en interne et avec les services métiers de la DDT 26

Liaison hiérarchique :
Positionnement du(de la) titulaire et responsabilités tenant au poste : Poste rattaché à la responsable de l'Unité Territoriale Sud.
Relations internes et externes : Collectivités (élus (es) et services), services internes de la DDT, services de l'État, services extérieurs consultés.

Compétences :
- Savoir s'organiser et gérer un plan de charge de travail sur la semaine,
- Être rigoureux(se), réactif(ve) et autonome,
- Disposer de qualités rédactionnelles,
- Faire preuve d'une discrétion professionnelle,
- Faire preuve d'une grande capacité d'adaptation et d'anticipation,
- Savoir accueillir et écouter (public, élus(e)s, partenaires),
- Savoir dialoguer et orienter ses interlocuteurs,
- Disposer de capacités pédagogiques et rédactionnelles,
- Faire preuve d'un esprit d'équipe et d'entraide,
- Savoir prendre des initiatives et rendre compte,
- Faire preuve d'intérêt pour l'urbanisme.

Poste de 2 mois à compter du 1er septembre 2025 basé à l'UT SUD Nyons.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).