Secretaire Administratif - Pedagogique H/F - Fouque

MISSIONS :

Sous l'autorité du Directeur de l'établissement, et par délégation de la Directrice Adjointe vos missions seront :

Organiser le suivi administratif, en lien avec les chefs de service, des dossiers des jeunes reçus dans l'établissement. (Mise en forme de rapports, suivi des dossiers jeunes, APL, CMU, création et suivi de tableau de bord.)
Assurer l'accueil des visiteurs pendant les heures de bureau, gère le standard téléphonique. Elle répond à toutes les sollicitations relatives à un travail de secrétariat. (Courriers, classement, prise de RDV.)
Assurer la gestion administrative, à l'aide du système informatique, des dossiers des jeunes à l'admission, pendant le séjour et à la sortie de l'établissement.
Tenir à jour les échéanciers des prises en charge, des rapports de situations
Assurer la transmission de l'information du secrétariat vers les unités,
Préparer les éléments en prévision de la commission d'admission (tableau de synthèse de réception et de suivi des candidatures),
Etablissement de tableau de bord mensuel de l'activité.
Elaboration statistiques jeunes

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.