Assistant Administratif du Pôle Action Éducative et Sports H/F - Mairie

Sous l'autorité du responsable du pôle Action éducative et sports, vous assurerez les missions suivantes :

MISSIONS
Accueil du public :

Accueil physique et téléphonique des usagers du service

Renseignement et orientation le public dans ses démarches

Mise à jour du portail famille en ligne : articles ; informations pratiques ; documents en téléchargement.

Traitement des demandes de modifications des réservations des usagers : prévisions, annulations, absences.

Participation à la communication à destination des familles : campagnes d'inscriptions, programmes du centre de loisirs, grèves.

Gestion administrative des dossiers des usagers :

Réception, vérification et saisie des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires

Rédaction et mise en forme des courriers relatifs aux activités du service

Classement et archivage des dossiers des usagers

Établir les factures relatives aux services de la vie scolaire

Saisie des régularisations

Gestion administrative des annulations partielles et totales des factures litigieuses

Gestion administrative des Protocoles d'accueil individualisés (PAI)

Assistanat de la responsable Action éducative et sports et des élus

Assistance administrative au responsable AES : courriers ; comptes-rendus ; suivi de dossiers.

Traitement des commandes des écoles : engagements, envois au fournisseurs, vérification et référencement des factures.

Suivi des rapports d'incidents et déclaration à l'assurance

Classement et archivage des documents produits par le service : bulletins de livraisons ; feuilles de pointage ; commandes de pain et de repas ; menus.

Assistance administrative aux élus référents

Experience : 5 An(s) - En secrétariat

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale