Chargé d'Accueil et d'Information H/F - Universite Paris-Saclay

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d'appui de l'Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 4 pôles : Pilotage de l'Offre de formation et gestion de la Scolarité / Observatoire de la Réussite et de l'Insertion Professionnelle / Orientation et Insertion Professionnelle/ Entrepreneuriat Étudiant, Partenariats et Alumni.

Missions :

Dans le cadre des missions définies par la Direction de la formation et de la réussite, le/la chargé-e d'accueil et d'information assure un rôle d'accompagnement des publics dans les activités d'information, de documentation et de soutien à la réussite des étudiants-es (formation initiale).

En lien avec le pôle, il/elle participe à l'activité globale de la Direction.

Sous la responsabilité du chef de pôle Orientation et Insertion Professionnelle (OIP), l'agent-e assure les activités suivantes :

Activités principales :

Accueillir et informer les publics divers sur l'orientation, l'offre de formation et l'université
Informer les publics sur la construction du projet d'étude/professionnel (séance d'information, ateliers.)
Assurer la gestion administrative des activités du service : gestion des commandes, gestion des agendas des chargé-es d'orientation et chargé-es d'insertion professionnelle, gestion du planning du pôle, rédaction de comptes-rendus de réunion
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
Participer aux salons, forums, JPO de l'université, amphis de rentrée
Participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences
Participer à la gestion des outils de suivi de l'activité de la structure, des tableaux de bord, les mettre à jour et contribuer à la démarche qualité

Activités secondaires :

Apporter son appui et participer aux différents projets et activités portés par le pôle OIP
Participer à la promotion des actions du pôle OIP
Proposer des axes d'amélioration dans la gestion de l'accueil
Analyser les besoins du public afin d'adapter les activités du pôle
Nouer des relations avec différents services de l'université : scolarités, secrétariat pédagogique, Service de Santé Étudiante, Mission Handicap, Relations Internationales, Vie Étudiante, assistante sociale etc.

La concentration des événements de communication à certaines périodes de l'année nécessite de savoir travailler dans l'urgence.

L'activité de la Direction notamment d'un point de vue événementiel peut amener l'agent à travailler certains week-ends et à se déplacer occasionnellement en Île-de-France ou en région.

Partenaires :

L'ensemble des secrétariats pédagogiques ;
Les enseignants-es ;
Les partenaires publics et privés ;
Le rectorat et les établissements du secondaire ;
Les structures d'emploi.

Type du contrat : CDD 1 an
Profil

Connaissance, savoir :

Les formations dans l'enseignement secondaire et supérieur
Approches de l'accompagnement en orientation : counseling, ACP, ADVP.
Méthodes et outils d'aide à l'orientation
Techniques documentaires
Ingénierie pédagogique et mécanisme d'apprentissage
Organisation et fonctionnement des systèmes éducatifs nationaux et internationaux

Savoir-faire :

Accueillir et informer des publics divers en français et en anglais
Réaliser une analyse de la demande
Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale
Concevoir et animer des activités pédagogiques
Maîtriser les sources et outils documentaires spécifiques à l'orientation
Mettre en place une démarche qualité
Utiliser des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Planifier son activité et respecter les délais
Travailler en équipe
Prise de parole en public
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint

Experience : 12 Mois

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.