Coordinateur Administratif H/F - de la Haute Garonne

Le CDEF31 est un établissement de la fonction publique hospitalière contribuant à la mission ASE (Aide Social à l'Enfance)
Il compte 236 places d'accueil réparties en services diversifiés où s'articulent de façon modulable accompagnement de l'enfant et soutien des parents (collectifs, familles d'accueil, appartements, interventions à domicile).
Il accueille les mineurs de 0 à 18 ans, les femmes enceintes et les parents avec un enfant de moins de 3 ans.Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille de la Haute-Garonne (CDEF31) souhaite recruter un Coordinateur Administratif (H/F) pour ses dispositifs de la Pouponnière et du Pôle Santé :

Le poste de Coordinateur Administratif (H/F) est un poste en temps plein, répartis à 50% au sein de chacun des dispositifs.

Le rôle d'un Coordinateur Administratif est d'assurer la coordination et la gestion des plannings de manière à faciliter le quotidien des professionnels et la prise en charge des enfants.
Du côté du Pôle Santé, le Coordinateur Administratif (H/F) est responsable du secrétariat et de la gestion administrative des activités.
- Assurer la prise de rendez-vous auprès des professionnels médicaux et paramédicaux ;
- Organiser et veiller à la mise à jour des agendas électroniques des professions médicales et paramédicales ;
- Assurer la réception et le suivi des comptes rendus des partenaires extérieurs ;
- Assurer la création, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et de santé ;
- Vérifier la conformité des documents et les transmettre aux membres de l'équipe médicale ou paramédicale ;
- Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer la transmission et mise en forme de ces rapports à l'équipe ;
- Coordonner les tâches administratives quotidiennes (réception et transmission des appels, gestion du courrier, traitement des courriels, etc.) ;

Du côté de la Pouponnière, le Coordinateur Administratif (H/F) est en charge de la coordination RH. Ce poste est en étroite articulation avec l'équipe pluridisciplinaire. Le Coordinateur Administratif (H/F) sera en charge de proposer des solutions d'aménagement et de changements, afin d'en faire part à son responsable hiérarchique.
Pour cela, il sera chargé de :
- Mettre à jour et faciliter quotidiennement les plannings des professionnels au regard de l'activité du service (accompagnements, rendez-vous, consultations) ;
- Prendre en compte les contraintes et urgences, afin d'adapter le planning selon les imprévus ;
- Assurer l'équilibre entre les besoins d'accompagnement des enfants et la disponibilité des professionnels ;
- Aider à la gestion administrative afin d'assurer la continuité du service ;

MODALITES RELATIVES AU POSTE :

- Dispositif d'accueil : Pôle Santé et Pouponnière
- Fonction exercée : Coordinateur Administratif
- Grade : Administratif
- Contrat : CDD de 1 à 3 mois, renouvelable selon les besoins du service
- Date de début de contrat : Dès que possible
- Horaires : Temps plein (35h)
- Grade Administratif
- Temps plein (35h, de 08h à 15h ou de 09h à 16h)

Une complémentarité est donc recherchée avec plusieurs compétences relatives aux savoirs, savoir-faire et savoir-être suivants :
Savoirs :
- Connaissance des outils bureautiques ;
- Connaissance des réglementations en droit du travail ;
- Connaissance des procédures administratives et gestion des dossiers ;
- Connaissance du secteur de la petite enfance et de la protection de l'enfance ;
Savoir-faire professionnels :
- Maîtrise de la gestion des plannings ;
- Compétences communicationnelles et interpersonnelles ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Maîtrise des règles de confidentialité ;
Savoir-être professionnels :
- Rigueur ;
- Organisation, capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Anticipation et capacité à s'adapter aux changements ;
- Travail en équipe ;
- Travail en autonomie ;
- Empathie et compréhension des besoins des enfants et professionnels ;

PROFIL RECHERCHE :
- Diplôme exigé : Bac +2 en Gestion Administrative et/ou Secrétariat Médical
- Expérience significative dans un poste administratif, de coordination ;
- Une expérience dans le domaine médical, paramédical et de la protection de l'enfance est un atout ;

Les avantages proposés sont :
- Participation aux frais de transports en commun ou vélo ;
- Accès aux prestations du CGOS

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.