Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Innovative Therapies For Children And Ad

Nous recherchons une personne dynamique, motivée et dotée d'un excellent sens de l'organisation pour assurer la gestion de tâches administratives au sein de l'association ITCC.
ITCC is looking for a dynamic, organised, meticulous and self-motivated Administrative Assistant to join its office. The selected candidate will help ITCC in a range of office tasks and will report to the ITCC Director of Operations.

Vos principales responsabilités :
Assister la Directrice des Opérations / Support to the Director of Operations
o Assurer le suivi de diverses tâches administratives / Handle all types of administrative requests
o Planifier des réunions et produire des synthèses / Plan meetings and take minutes
o Mettre à jour les listes des différents contacts / Maintain contact lists
o Assurer la gestion des déplacements / Book travel arrangements
o Apporter un appui à la facturation / Prepare invoices
o Etre en support de l'ensemble des aspects logistiques des événements / Assist in all the logistics aspects of events including registration, travel, accommodation, venue, catering and others
o Autre support administratif selon les besoins auprès de la Directrice des Opérations / Other administrative tasks on behalf of the Director of Operations as required.

Assister le Comité d'Education et de Formation de l'Association / Support to the Education and Training Committee
o Coordonner les réunions physiques et les visioconférences, rédiger les comptes rendus / Coordinate visio & F2F meetings and prepare reports
o Organiser les Journées de Formation tous les deux ans (population visée : pédiatres oncologues et infirmières de recherche) / Organise the Training Days and Nursing Days every two years
o Constituer la documentation nécessaire dans le cadre de demandes de bourse / Prepare documents within the scope of fellowship applications
o Assurer le suivi de toutes autres activités auprès du Comité / Other administrative tasks on behalf the Education and Training Committee as required.

Profil recherché / Skill specifications, profile and experience :
- Niveau d'anglais et de français courant indispensable pour le poste tant à l'écrit qu'à l'oral / Fluency in spoken and written English and French
- Expérience confirmée dans un poste d'assistanat / Proven professional experience in administrative or personal assistant roles
- Sens de l'organisation et bonne gestion du temps de travail et des urgences / Excellent organizational and time-management skills
- Maîtrise de MS Office
- Adaptabilité / Ability to multi-task and work flexibly and adaptively
- Sens du détail, rigueur, discrétion / Excellent attention to detail and commitment to quality
- Excellent relationnel / Excellent interpersonal and relationship management skills
- Idéalement appétence pour les domaines de la santé et de la recherche / Ideally interest in health and research

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Langues : Anglais exigé, Français exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.