Assistant de la Direction Générale des Services H/F - Mairie Biot

PRESENTATION

La Ville de Biot recrute son Assistant de la Direction Générale des Services (H/F) !
Idéalement située entre Cannes et Nice, à 3 km de la Méditerranée, la Ville de Biot cultive un art de vivre entre traditions et modernité. Commune de 10 000 habitants, elle comporte également un tiers de la technopole Sophia Antipolis sur son territoire qui dénombre 15 000 salariés et 7000 étudiants. Ville aux multiples facettes, Biot est à la fois un haut de lieu de la recherche et du développement, notamment dans le domaine de l'Intelligence Artificielle et également une destination préservée, labellisée Villes et Métiers d'Art pour l'art du verre depuis 1997. Dans cette perspective, la Municipalité a entrepris la création du Maison du Verre, pôle d'innovation autour des métiers des arts du feu et résidence d'artistes qui sera ouverte au public à l'horizon 2027.

Au sein de l'équipe de la Direction Générale des Services, l'assistant de la Direction générale des services (H/F) assure la gestion du processus de courrier dans son intégralité, du circuit complet des actes administratifs, des registres et des archives. Il/Elle s'assure également du bon suivi des dossiers spécifiques, ainsi que des commandes et du budget en lien avec le service.

MISSIONS GLOBALES

- Ouverture, enregistrement et affranchissement du courrier quotidien de la mairie.
- Relecture/mise en forme, suivi des signatures, du rendu exécutoire des actes (contrôle de légalité, publication, notification) et réalisation des registres.
- Gestion des archives municipales.
- Gestion des certificats de signature électronique.
- Préparation budgétaire et suivi du budget du service.
- Assistance de l'équipe de la Direction Générale (secrétariat, rédaction de courrier, réponse aux administrés, réalisation d'outils de suivi, gestion des prestataires.)
- Mission ponctuelle : Gestion des moyens logistiques (clé et salle du CM) et préparation des salles de réunion

COMPETENCES REQUISES

- Aisance rédactionnelle : Expert
- Application des règles de procédures administratives : Expert
- Utilisation des outils bureautiques, logiciels métiers : Expert
- Techniques et outils de planification : Intermédiaire
- Analyser pour anticiper les besoins : Intermédiaire

PROFIL DU CANDIDAT

- Bac +2 secrétariat attendu
- Expérience professionnelle : 3 à 5 ans exigés
- Compétences attendues : rigueur, discrétion et confidentialité, polyvalence, autonomie, sens du relationnel, adaptation au changement
- Particularités du poste : Travail de bureau, travail en équipe, contact avec les partenaires internes/externes

Conditions

- Cycle de travail : temps plein
- Rémunération : statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d'année.
- Autres : tickets restaurant, participation mutuelle labelisée, participation prévoyance obligatoire, CNAS

Experience : 36 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).