Assistant de Direction et Secrétariat Elèves en Établissement H/F - Pôle Emploi

Dans le cadre d'un remplacement pour maladie (CDD de 6 mois), nous recherchons pour débuter à partir du 22 août 2025 un(e) Assistant(e) de Direction-Secrétariat élèves pour notre Lycée Générale et Technologique.
Sous l'autorité de la Directrice Adjointe du site, elle/il assiste la direction et ses équipes afin d'optimiser la gestion de son activité. Elle/il a les missions principales suivantes :

- Assurer l'assistanat et les fonctions administratives relatives au secrétariat du directeur adjoint du Lycée ;
- Rédiger des courriers ou notes pour formaliser les rendez-vous ou répondre à des demandes selon les besoins du service ;
- Prendre en charge et effectuer les tâches de secrétariat et activités administratives scolaires en lien avec les élèves et leurs familles (dossiers de préinscriptions/inscriptions, inscriptions aux examens, exclusions/démissions, réunions parents/professeurs...) ou aux élèves (dossiers scolaires, bulletins, convocations aux examens...) ;
- Gérer la base de données des élèves (saisir les nouvelles informations et mettre à jour les données) et les dossiers individuels ;
- Accueillir et prendre en charge les visiteurs (interlocuteurs internes et externes) ;
- Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion ;
- Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques ;
- Reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié/adapté pour apporter la réponse ;
- Traiter en autonomie des problèmes simples liés à la fonction occupée.

Profil recherché
- Maitriser les techniques d'organisation, de secrétariat et de gestion administrative en milieu scolaire (Second degré).
- Maîtriser les outils et logiciels bureautiques : suite office (spécifiquement Word/Excel), Internet.et connaitre les logiciels métiers utilisés dans un établissement scolaire (Charlemagne, EcoleDirecte, logiciels scolaires).
- Avoir une excellente orthographe et connaissance des normes rédactionnelles.
- Avoir une très bonne capacité d'expression, d'écoute et faire preuve de rigueur.
- Avoir des qualités relationnelles et le sens de l'équipe
- Avoir le souci de la confidentialité.
- Savoir analyser.
- Avoir une attitude et une posture représentative de l'établissement.
- Avoir beaucoup de rigueur et d'organisation
- Savoir rendre compte de son travail et respecter les procédures internes

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser et contrôler un approvisionnement, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.