Chargé d'Accompagnement aux Démarches des Étudiants Internat. H/F - Universite Paris-Saclay

Le Pôle accueil international de la Direction des Relations Internationales et Européennes a pour mission d'améliorer les conditions d'accueil des publics internationaux en les accompagnant dans leurs démarches administratives et en facilitant leur intégration en France et à l'université Paris-Saclay.

Sous l'autorité de la Responsable du Pôle Accueil International, le/la Chargé-e d'accompagnement aux démarches des étudiants-es internationaux-les aura pour mission l'accompagnement individualisé des étudiants-es internationaux-les dans leurs démarches et viendra en soutien des actions de rentrée et d'intégration portées par le Pôle Accueil international.

Activités principales de l'agent-e :

1 - Accompagner les étudiants-es internationaux-les dans leurs démarches administratives d'installation en France

Dès l'admission, organiser avec les étudiants-es internationaux-les des rendez-vous en visio pour présenter en détail les démarches à réaliser et les aider à les accomplir.
Tout au long du séjour, informer, orienter, conseiller et accompagner les étudiants internationaux par mail, téléphone, dans le cadre de rendez-vous individuels, en présentiel ou à distance.
Assurer une permanence dans le cadre du GATE Paris-Saclay (Guichet d'Accueil des Talents Étrangers)
Orienter et suivre les demandes d'accompagnement spécifique, en particulier l'accueil d'urgence d'étudiants exilés et réfugiés en lien avec les directions pertinentes (notamment la Direction de la vie étudiante et égalité des chances et le Service de santé étudiante)
Concevoir et mettre à jour des outils d'accompagnement aux démarches (pages web, FAQ, tutoriels).

2 - Soutien à l'animation des actions de rentrée et d'intégration du Pôle Accueil international

(Arrival Day, Buddy Programme, Ateliers d'intégration et de conversation notamment)

Soutien à l'organisation pratique des événements de rentrée et d'intégration
Participation aux événements d'accueil à destination des étudiants internationaux

Activités transverses :

Communication

Aider à la réalisation de tâches de communication autour des événements portés par le Pôle :
(préparation de posts pour les réseaux sociaux, articles, mise à jour du site internet)

Soutien administratif

Traiter et/ou orienter des demandes venant des autres services de l'université ou du réseau extérieur, en particulier pendant la rentrée universitaire.

Type du contrat : CDD 1 an
Profil

Connaissance, savoir :

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
Savoir évoluer dans un environnement multiculturel
Maîtrise du français oral et écrit
Maîtrise de l'anglais oral et écrit

Savoir-faire :

Sens de l'organisation et respect des échéances
Savoir communiquer auprès de différents publics
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

Savoir-être :

Sens relationnel
Rigueur et fiabilité
Polyvalence
Faire preuve d'adaptation
Motivation
Autonomie
Sens aigu du travail en équipe

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.