Assistant de Direction H/F - Tapissier Seigneur

Depuis 1935, Tapissier Seigneur, labellisé EVP, demeure fidèle à son modèle artisanal, dans la création de sièges, de décors de fenêtre et de tentures murales. Avec ses tapissiers en siège, couture et villiers, la maison conçoit et fabrique pour la décoration d'intérieur des espaces privés et publics : résidentiel, yachts, hôtellerie, boutiques. Nos créations rayonnent à travers le monde grâce à l accompagnement de décorateurs renommés.Poste : Assistant(e) de direction
Poste à pourvoir immédiatement
Montreuil / Métro Mairie de Montreuil
CDI de 30 ou 32 heures / semaine - Horaires à définir avec la direction
Salaire brut : à négocier selon profil/expérience

Objectifs de la fonction : Assister l'équipe de direction dans les tâches administratives et opérationnelles

En qualité d'assistant(e) de direction, sous la responsabilité du directeur de Tapissier Seigneur, vous aurez pour missions (non exhaustives, à titre indicatif) :

- Tâches administratives, comptables et financières
o Fournisseurs :
Suivi de la comptabilisation des factures fournisseurs avec le service comptable
Contrôle des règlements fournisseurs et factures manquantes
Suivi des acomptes fournisseurs
Gestion des nouveaux fournisseurs
o Gestion des feuilles de temps
o Suivi des assurances
o Contrôle de la caisse
o Social :
Suivi des absences, des congés payés, des visites médicales, des arrêts de travail
Gestion des tickets restaurant
Gestion des embauches
Gestion des réunions CSE
Gestion des véhicules et scooter de société
Contrôle des notes de frais

- Tâches en lien avec la production
o Assister la responsable de production dans l'organisation et la mise à jour du planning de production
o Assister la responsable de production dans l'organisation et la gestion de la sous traitance
o Assister la responsable de production dans la gestion d'une partie des achats : bois, tringles, passementerie, tissu.
o Assister la responsable de production dans la gestion des livraisons de chantier

- Tâches en lien avec le suivi commercial
o Assister la responsable commerciale dans la gestion du projet client (hors production) : facturation (acomptes, solde), gestion des achats, coordination avec les ateliers, livraison des achats
o Assister la responsable commerciale dans la mise à jour des outils de reporting
o Assister la responsable commerciale dans le suivi des clients :
Suivi de la comptabilisation des factures clients avec le service comptable
Gestion de la conformité des factures émises au regard de la TVA
Suivi des commissions architectes
Suivi des règlements clients

- Volet communication / marketing
o Maintenir des supports commerciaux à jour : catalogues et site web
o Gérer la publication sur les réseaux sociaux

Champs de compétences requis :
- Savoir (diplôme) : Bac +3
- Savoir-faire (expérience) : Vous justifiez d'une expérience dans le domaine de la comptabilité, de la gestion administrative et de la communication.
- Savoir-être (comportements) :
o Sens de l'organisation
o Autonomie, rigueur, aisance relationnelle
o Maîtrise de la langue française à l'écrit comme à l'oral
o Notion d'anglais à l'écrit et à l'oral
o Goût pour la décoration d'intérieur et les métiers d'art

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Français exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Fabrication de sièges d'ameublement d'intérieur

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.