Assistant Formation H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif GESTION DES STAGES

o Appliquer et suivre la procédure de stage,
o Gérer et suivre les dossiers de stage accepté/refusé en lien avec le tuteur,
o Renseigner et actualiser le tableau de suivi,

GESTION ADMINISTRATIVEDES ACTIONS DE FORMATION

o Programmer les sessions en lien avec les intervenants et les organismes,
o Participer à la mise en oeuvre d'une action de formation
Gérer les diffusions, les inscriptions, les convocations,
Etablir les conventions de formation,
Elaborer les tableaux d'inscription en ligne sur Excel,
Utiliser le logiciel HRa formation pour créer les formations, saisir les présences/absences et clôturer les sessions de formation,

GESTION FINANCIERE

o Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics en lien avec l'Economat,
o Utiliser l'outil SAP pour la création des demandes d'achat pour l'obtention du bon de commande,
o Effectuer le service fait (bon pour paiement),
o Renseigner et actualiser le tableau budgétaire,

ACCUEIL ET GESTION LOGISTIQUE DU SERVICE

o Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies,
o Assurer l'accueil physique et téléphonique du public interne et externe,
o Gestion des salles de formation :
Gérer les réservations,
Assurer l'ouverture et la fermeture,
Superviser l'installation et la remise en état des salles,
Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel,
o Effectuer les commandes de fournitures (SAP) et les demandes d'intervention technique (ISILOG SAPHIR),

COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE

o Diffuser et publier les offres de formation,
o Être le lien privilégié entre :
Les intervenants et les organismes internes et externes,
Le réseau service formation AP-HP et le centre de formation PICPUS
Les agents, les directions et les DMU

Les missions seront amenées à évoluer en fonction des besoins du service formation et de la réglementation.
Maîtriser les outils et les techniques d'assistante :
oBonne maîtrise de l'outil bureautique et informatique : Excel, World, Outlook, Internet
oConnaître la structure et le fonctionnement des hôpitaux.
Les qualités professionnelles :
oAvoir le sens de l'organisation et des priorités,
oSens du travail en équipe,
oAvoir l'esprit d'initiative et savoir être réactif(ve),
oSavoir rendre compte à sa hiérarchie,
oPosséder des qualités relationnelles d'accueil et de conseil,
oFaire preuve de discrétion et de disponibilité
oCommunication / relation interpersonnelles
oCapacité à s'inscrire dans une structure hiérarchisée

POUR CANDIDATER :
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