Assistant·e RH et Logistique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

CDD 12 mois à pourvoir à compter du 01/09/2025

Catégorie : B Corps : Technicien

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Quotité : 100%

Fiche de poste détaillée sur le site de l'Université de Strasbourg

Mission :

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance au sein de la Faculté des sciences du sport :
- Assistance administrative et gestion des services d'enseignement et des intervenants extérieurs - 50 % :
- Réaliser les actes de gestion administrative dans le respect des règles et procédures applicables.
- Assurer la gestion des services d'enseignement des enseignants permanents et instruire les dossiers d'engagement des intervenants extérieurs (CEV-ATV) et des collaborateurs occasionnels.
- Contrôler la cohérence des volumes des maquettes d'enseignement et assurer le suivi des heures d'enseignement en lien avec les responsables pédagogiques. Corriger les éventuels écarts identifiés.
- Suivre et traiter les dossiers administratifs et faciliter la circulation de l'information.
- Gestion logistique et contribution au bon fonctionnement de la Faculté - 50% :
- Coordonner les activités liées à l'organisation des locaux, des équipements, des événements et suivre des dossiers touchant à des domaines variés et concourant au bon fonctionnement général de la Faculté.
- Optimiser les processus logistiques pour soutenir les activités académiques et administratives de la faculté.
- Coordonner les interventions des équipes logistiques et techniques des services internes.
- Gérer le parc de prêts de la Faculté (matériel informatique et audiovisuel).

Contact pour renseignements sur le poste :

Christelle DURRINGER, Responsable administrative et financière

Savoirs sur l'environnement professionnel :
Savoirs théoriques :
- Connaître les règles de fonctionnement, l'organisation de l'Université et de la Faculté.
- Connaître la réglementation inhérente à la composante et au domaine d'activité.
- Connaître de manière générale les techniques de gestion administrative.
- Techniques de communication et d'élaboration de documents.
- Droit public.
- Méthodologie de conduite de projet et méthodologie de la logistique (connaissances générales).
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base).
- Connaissance générale des ressources humaines et connaissances budgétaires (notion de base).
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Savoir-faire opérationnel :
- Rechercher, vérifier et classer l'information.
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles.
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Excel avancé...) et les logiciels spécifiques à l'activité (OSE, ORPHEE, AMETYS, ADE, ABYLAWEB...).
- Assurer une veille sur les données propres au domaine de gestion.
- Mettre en oeuvre une démarche qualité et une mise en cohérence des données saisies.
- Savoir rendre compte, alerter et anticiper.
- Savoir hiérarchiser, établir des priorités et travailler dans l'urgence. Savoir respecter les délais.
- Utiliser les techniques de rédaction administratives (maîtrise) et de communication écrite et orale.
- Réaliser des synthèses et concevoir des tableaux de bord.
- Rédiger des rapports ou des documents.
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles.
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité.

Savoir-faire comportemental :
- Savoir prendre des décisions et à en rendre compte à la hiérarchie.
- Faire preuve de qualités relationnelles et d'adaptabilité.
- Respecter les délais et s'adapter rapidement aux changements d'impératifs.
- Avoir le sens des priorités et l'esprit d'initiative.
- Rigueur et confidentialité.
- Sens de l'écoute et capacité à travailler en autonomie.
- Etre réactif et dynamique.
- Faire preuve de discrétion professionnelle et de loyauté institutionnelle.
- Travailler en équipe et coordonner ses activités avec ses collègues.
- Pouvoir remplacer les collègues en cas d'urgence.
- Être à l'écoute des collègues et en capacité de travailler avec d'autres services ou directions.
- Etre force de proposition.