Assistant de Direction - Métropole Aix-Marseille-Provence Recrutements H/F - Fonction publique Territoriale

Assister la Directeur et son équipe dans la gestion et l'organisation administrative de la Direction.
Gérer et organiser le secrétariat de la direction et en particulier la tenue de l'agenda du Directeur.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction.

Activités principales :
Assurer le rôle d'assistante de direction
Tenir, organiser et gérer l'agenda de la Directrice et des chefs de service
Gérer l'organisation des réunions de la direction (COTECH COPIL) avec relevés de décisions.
Apporter une aide permanente auprès de la Directrice en termes de gestion administrative, d'organisation des services, de coordination, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Suivre et gérer les courriers entrants et sortants de la Direction via l'outil airmess
Déposer les bons d'engagement et être en lien étroit avec le service comptable pour le suivi des bons de commande
Suivre et gérer les dossiers sensibles de la Direction
Assurer l'interface avec la direction ressource sur les dossiers RH de la Direction
Veiller à la circulation de l'information au sein de la direction.
Assurer l'accueil physique et téléphonique liés à l'activité de la Direction (filtrage et redirection des appels, prise et transmission de messages...), information et orientation des collaborateurs internes et publics externes vers l'interlocuteur compétent. Certains appels peuvent être un peu complexes
Être le référent RH de la Direction pour les agents placés sous l'autorité directe de la Directrice (heures sup, astreintes, diffusion de documents...)
Assurer l'alimentation de tableaux de suivi de la Direction
Assurer la gestion logistique de la Direction
Participer aux mises en place (logiciel, matériel...) au sein de la Direction

Activités secondaires :
Assurer ponctuellement le suivi des dysfonctionnements en l'absence de l'assistante GMAO

Compétences Métier :
Règles de confidentialité
Utilisation des logiciels bureautique et métiers
Gestion des agendas
Communication orale et écrite
Notions marchés publics, finances, RH

Compétences transversales :
Capacité à orienter les appelants vers les bons interlocuteurs
Capacité à parler avec des interlocuteurs très différents
Autonomie dans la recherche de solutions

Compétences comportementales :
Autonomie
Bon relationnel
Curiosité
Rigueur et sens des responsabilités
Esprit d'équipe
Disponibilité et polyvalence
Capacité d'écoute et d'anticipation