Assistant du Directeur de l'Ecole Doctorale Innovation Thérapeutique du Fondamental à l'Appliqué H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales de l'agent·e :
- Secrétariat de l'école doctorale n°569 de l'Université Paris-Saclay « Innovation thérapeutique : du fondamental à l'appliqué »
- Assurer une présence dans le service de scolarité de l'UFR de Pharmacie pour répondre aux demandes des doctorants·es (inscription, soutenance de thèse, validation modules enseignements, renseignements divers...) et la réponse téléphonique aux doctorants·es non francophones
- Inscription des doctorants·es avec validation du dossier d'inscription (document résumé sur l'avancement de la thèse, signatures du directeur de thèse et de pôles, attestation de financement pour les 1ères inscriptions)
- Organisation et participation aux réunions du bureau et du conseil de l'ED et rédaction des comptes-rendus des réunions de I'Ecole Doctorale
- Mise en ligne des projets de thèse sur ADUM
- Mise à jour de la base de données de l'École Doctorale : répertorier les doctorants·es par année avec le directeur de thèse, le laboratoire d'accueil, le sujet de thèse, le financement, les publications obtenues et les modules d'enseignement validés (environ 290 doctorants·es inscrits·es, ~80 nouveaux·lles doctorants·es/an, 80 soutenances de thèse/an)
- Mise à jour de la base de données de I'Ecole Doctorale sur ADUM
- Communication d'informations aux doctorants·es (français et en anglais), aux responsables de pôle et aux encadrants·es de l'ED
- Organisation des concours sur divers appels de financements doctoraux (autres que le concours de l'ED) : FRM, ADI, CSC, etc.
- Vérification des dossiers et envoi des dossiers aux membres du bureau de l'ED
- Vérification et organisation des dossiers FTLV
- Gestion des appels aux prix de thèse (de la GS HEADS, Chancellerie de Paris...)
- Relation avec l'administration de la GS HEADS et la Maison du Doctorat
- Mise à jour du site web de l'école doctorale
- Gestion de l'application SIREDO entre l'ED et le Ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESRI)
- Collecte des données pour les phases d'évaluation des ED par le MESRI
- Suivi des demandes d'Habilitation à Diriger des Recherches (H.D.R.) (inscriptions, désignations du jury, demande de soutenance, envoie de convocation aux membres du jury et diplomation)
- Gestion et suivi des directions de thèse dans ADUM et des demandes de rattachement d'encadrant à l'École Doctorale
- Rédaction et gestion des bons de commande

Participation à l'activité du Service Scolarité
- Commande de fournitures pour le Service

Connaissance, savoir :
- Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
- Maîtriser ADUM. Si nécessaire, une formation possible sur cet outil

Savoir-faire :
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
- Savoir travailler en équipe
- Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation

Savoir-être :
- Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
- Posséder de solides qualités relationnelles
- Être organisé et rigoureux
- Établir des relations directes avec l'extérieur
- Savoir s'adapter et mettre en oeuvre de nouvelles procédures