Gestionnaire Administratif et Comptable - Villetaneuse H/F - Fonction publique Territoriale

? OBJECTIFS DU POSTE

Au sein du service enseignement il\elle assiste le\la responsable du service enseignement, il\elle doit contribuer à l'accueil du public pour les inscriptions sur les prestations du service tout en assurant les tâches de secrétariat et de gestion comptable afférentes.

? POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE

* Rattachement hiérarchique au responsable de service enseignement

? RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

* Ligne hiérarchique
* L'ensemble des services municipaux et de Plaine Commune
* Les directions d'école maternelles et élémentaires
* Les fournisseurs
* Les administrés

? ACTIVITES PRINCIPALES

* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
* Réaliser les inscriptions scolaires
* Assister la responsable du service : préparation de dossier, gestion des agendas...
* Alimenter et suivre les tableaux de bord liés à l'activité du service
* Assurer la gestion administrative : rédaction des courriers, suivi des plannings et préparation des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés, convention
* Assurer les relations avec les partenaires institutionnels (éducation nationale)
* Assurer la gestion comptable des commandes du service :
- Recenser les demandes et les éléments financiers de suivi des sommes allouées aux enseignants.
- Etablissement des commandes de fonctionnement et d'investissement
- Relation avec les fournisseurs
- Suivi de l'exécution budgétaire
- Suivi de la gestion du personnel
- Réaliser le pointage étude
* Assurer l'organisation logistique des salles dans les locaux scolaires :
- Organisation et planification des dossiers
- Gestion et diffusion du calendrier
- Elaboration des fiches de réservation des salles d'écoles
* Participer à l'organisation des événements pilotés par le service (forum de la parentalité, distribution des livres...)

? CONDITIONS D'EXERCICE

* Poste à temps complet : 37 heures hebdomadaires avec RTT (du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30)
* Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables
* Déplacements fréquents sur les établissements scolaires
* Disponibilité liée à l'activité du service :
? Présence requise pour le forum de la rentrée
? Permanences du samedi matin de 9h à 12h (période inscription scolaire)
* Prévention médicale requise :
? Travail sur écran informatique (80% du temps)

? EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L'EXERCER

* Expérience souhaitée sur poste similaire ou comme secrétaire avec 2 ans d'expérience.
* Formation niveau Bac secrétariat

? SAVOIR-FAIRE REQUIS

* Connaissance des règles de finances publiques.
* Sens de l'organisation, rigueur et maîtrise des délais.
* Sens du service public.
* Qualité rédactionnelle : bon niveau d'orthographe et de syntaxe exigés
* Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
* Maîtrise des procédures administratives (arrêtés, décision, délibération, contrôle de légalité...)
* Capacité de travail en équipe.
* Maîtrise de l'outil informatique (logiciel enfance CONCERTO et SEDIT finances)

? CONNAISSANCES ASSOCIEES

Accueil physique et téléphonique
Techniques de secrétariat
Outils bureautiques
Gestion comptable et budgétaire
Organisation, rigueur et maîtrise des délais
Fonctionnement environnement institutionnel enseignement
Organisation fonctionnement interne de la collectivité