Assistant Pôle Missions H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions et activités principales
- Assistance auprès des services :
- Aide aux réservations complexes et à l'étranger
- Gestion de groupe
- Suivi des délais de validation (FCM...)
- Suivi des rejets
- Gestion des notes de frais :
- Réception, vérification et validation des notes de frais reçues de la part des services gestionnaires
- Veiller au respect de la politique voyages
- Validation dans l'outil
- Accompagnement et communication
- Formations à l'outil de gestion
- Coordination des assistants de saisie des composantes/laboratoires/services
- Mise à jour page intranet déplacements
- Gestion du relevé d'opération
- Suivi du Relevé d'Opérations mensuel
- Échanges avec FCM pour les écarts de facture
- Gestion des anomalies du Relevé d'Opérations mensuel
- Appui à l'administration de l'outil NOTILUS :
- Gestion des rôles
- Paramétrage de l'outil
- Gestion des blocages

Expérience professionnelle : Expérience professionnelle préférable
Diplôme / niveau d'étude exigé : Équivalent au baccalauréat, général, technologique ou professionnel
Domaine : Assistanat, gestion

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)
- Fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances dans la gestion des déplacements professionnels

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Savoir-faire opérationnels
- Aisance et maîtrise des outils informatiques et des nouvelles technologies (Word, Excel, messagerie électronique, logiciel de réservation de voyages)
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Polyvalence

Compétences relationnelles
- Être capable de s'adapter à des changements fréquents
- Sens relationnel
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve de rigueur et de disponibilité
- Respect de la confidentialité
- Savoir rendre compte