Assistant·e Administratif·ve et de Communication H/F - Aprova Vaucluse Promo Vie Associative

Dans le cadre d'un CDD du 01 septembre 2025 au 30 avril 2026 sur la base de 28h/semaine.
La personne sera en charge et viendra en appui dans les domaines suivants :
1- Accueil et relation adhérents/associations
Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et publics
Gestion administrative des adhérents et structures domiciliées : suivi des fichiers, relances, mises à jour
Gestion du courrier des associations domiciliées (réception, redistribution, réexpédition)
Suivi du planning d'occupation des espaces partagés (salles, bureaux) et gestion des conventions
2- Communication et promotion
Rédaction et envoi de la newsletter'Formation'
Animation des réseaux sociaux
Aide à la création graphique de supports (affiches, flyers, visuels web)
Participation à l'animation de la communication globale : print et digital
Analyse des besoins des adhérents / usagers
3-Organisation et animation d'événements
Appui à l'organisation logistique et administrative des temps forts associatifs : Assemblée générale, Matinée du bénévolat, Petits déjeuners associatifs, etc.
4-Gestion administrative et documentaire
Suivi des contrats d'assurance et des prestataires techniques
Classement, archivage (papier et numérique)
Organisation et mise à jour du centre de ressources documentaires (avec supervision)
Utilisation et mise à jour de la base de données OHME :
Suivi des besoins logistiques : centralisation et passation de commandes
5-Formation
Appui à la préparation et l'organisation des jurys CFGA
Appui logistique et administratif à l'organisation des formations
Suivi des inscriptions, relances, et interface première ligne avec les stagiaires
6-Veille
Appui à la veille juridique (droit du travail, convention collective ECLAT.)
Appui à la veille associative et institutionnelle en lien avec les missions

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Organiser le traitement des commandes, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.