Agent Expert Polyvalent - Etat Civil H/F - Mairie Thonon les Bains

Sous l'autorité du Responsable de service, l'agent garantit l'égalité d'application des procédures d'accueil du public et de traitement des dossiers, dont le service a la charge, dans le cadre de la législation en cours. Il assure également l'application des orientations et des priorités définies par le Responsable de service, tout en garantissant les prestations administratives. L'agent est polyvalent et spécialisée dans son domaine en raison de son expérience et de son autonomie affirmée. Il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales les demandes de dossiers en instance. Il sait utiliser les outils informatiques et logiciel mis à disposition.

L'agent est chargé d'apporter son expertise et sa polyvalence au fonctionnement

Du pôle « Accueil du public »

Secteur état civil : déclaration de naissance et de reconnaissance ; participation aux affaires funéraires (déclaration de décès, registre, autorisations d'inhumations et d'exhumations, mise à jour des concessions en lien avec le gestionnaire du cimetière).
Secteur Passeport/CNI : délivrance des formulaires, réception des demandes, contrôle et traitement des documents versés, prise de rendez-vous.
Secteur affaires générales : attestations diverses, délivrance des actes d'état civil ; recensement du service national, certifications administratives.
Secteur élections : réception des demandes et inscriptions sur listes électorales. Participation aux scrutins.

Du pôle « Gestion administrative »

Secteur état civil : traitement des demandes d'acte par courrier et par envoi électronique. Envoi des actes et mise à jour des livrets de famille, apposition des mentions et envoi des avis de mentions aux communes. Gestion de la tenue des registres et des tableaux de suivi des demandes

Rôle de l'agent :

Conseille et oriente l'accueil et l'information de la clientèle : contribue à adapter et à organiser le Service dans un objectif de proximité ;
Participe au développement des dispositifs de conseils et d'informations sur les prestations délivrées ;
Entretient des relations fonctionnelles avec les Services Municipaux (Police) et extérieurs (Préfecture et Sous-Préfecture) et avec les homologues des autres communes ;
Contribue à parfaire la planification des activités projetées et à contrôler les délais d'exécution des prestations pour satisfaire les intérêts des usagers ;
Doit appliquer les obligations législatives et réglementaires au traitement des dossiers.
Veille à une qualité optimale de la présentation générale des dossiers et leur établissement.
Met en oeuvre les évolutions de la nature des activités du profil définies par le responsable du service.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Techniques de numérisation, Réception des déclarations, Etablissement des actes d'état civil, Connaissances techniques et juridiques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.