Gestionnaire de Scolarité Administrative Réf. 36241 H/F - Sorbonne Universite

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M?.Au sein du Service Général de la Formation Initiale (SGFI) de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université :

Fonctions : Gestionnaire de scolarité administrative
Emploi-type : 5X41 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir dès que possible.

Mission :
Au sein du service administratif, l'équipe de Scolarité L1 qui compte deux agents et une Responsable de scolarité a pour mission d'accueillir, renseigner et inscrire les étudiants de L1 (environ 2500 étudiants de 1ère année de licence) de la FSI de Sorbonne Université, ainsi que les « cumulatifs » 1ère et 2ème année (5000 étudiants), en tout près de 7500 étudiants.

L'objectif est que tous les étudiants de 1ère année à la FSI soient inscrits avant la clôture des inscriptions en licence fin Octobre et que tous les cumulatifs en 1ère et 2ème année soient inscrits entre fin Octobre et fin Février.

Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique - information des étudiants sur toutes les procédures de candidatures : APB, DAP, campus France, recrutement des double cursus et candidatures en ligne (bi disciplinaires, réorientations cumulatifs et PACES) sur les obligations administratives : sécurité sociale étudiante, responsabilité civile, journée défense et citoyenneté
- Suivi des inscriptions des étudiants étrangers issus de la procédure DAPS
- Gestion des inscriptions / réinscriptions, encaissement des droits, édition et renouvellement des cartes d'étudiants, vérification de la caisse quotidiennement et transmission des fonds et quittances à la Régisseuse du service
- Gestion des remboursements des droits des étudiants boursiers, informations aux étudiants, transmission des documents à la DGFIP et à l'agence comptable, saisie sur APOGEE
- Gestion des transferts "arrivée", situation administrative à réclamer à l'université d'origine, puis à réception des documents
- Gestion des transferts et réorientations "départ", situation administrative à transmettre à l'université d'accueil
- Gestion au début de chaque semestre des inscriptions des « bi appartenant » ou des changements de parcours des étudiants
- Inscription des cumulatifs 1ère année et candidats extérieurs se réorientant au second semestre à la FSI
- Traitement des remontées SISE et de la résolution des anomalies
- Vérification pour les étudiants boursiers de leur notification définitive de bourse : accueil, mails, téléphone.
- Édition des notes, des certificats de scolarité à la demande des étudiants
- Gestion de la boîte courrier électronique
- Rangement, classement, archivage
- Collaboration à la préparation de la période d'inscription : Logistique, affiches, documents à distribuer etc.

Conduite de projets : Non
Encadrement : Non

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Maîtrise des techniques +logiciels de bureautique, Qualité d'organisation, Apogée Word Excel Access messagerie électronique, Bonnes capacités d'expression orale et écrite, Goût du travail en équipe, Écoute, compréhension et identification demandes, Sens du contact, Rapidité d'exécution, Adaptation au changement et évolution process, Connaître l'organisation et le fonctionnement SU

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.