Assistant·e de Direction - Direction des Formations - Réf 1077 H/F - ISAE Supaero

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État, notamment son article L.332-2-1 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'État."

CONTEXTE

L'ISAE-SUPAERO est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.La direction des formations est chargée de toutes les actions de formation (formations ingénieur - sous statut étudiant et sous statut apprenti - masters et mastères spécialisés). Elle assure le suivi de la scolarité des élèves, la mise en place de l'offre de formation et l'accompagnement des élèves dans la construction de leur projet professionnel.

Son activité s'exerce principalement à travers le pilotage et la mise en oeuvre du processus former :
- Concevoir et faire évoluer l'offre de formation
- Recruter, inscrire et administrer les étudiants
- Dispenser la formation
- Diplômer les étudiants

Une particularité forte de la Direction des Formations dans ses missions est sa position d'interface multipled'une part, avec la direction de l'ISAE-SUPAERO, la tutelle, les autres directions de l'Institut, les services de soutien et d'autre part, avec l'ensemble des étudiants d'origines académiques et géographiques variées, les nombreux intervenants extérieurs, et les centres de recherche en France et à l'étranger.

MISSIONS DE LA DIRECTION DES FORMATIONS
- De gérer l'ensemble des formations délivrées par l'Institut à l'exception de la formation doctorale
- De piloter, organiser et mettre en oeuvre toutes les actions de formation des apprenants en assurant le suivi de leur formation jusqu'à leur diplomation.
- De traiter et administrer les candidatures des admis sur Titres, formation d'ingénieur par apprentissage, Master et Mastères spécialisés, et d'assurer l'inscription administrative et pédagogique de tous les apprenants sélectionnés au cours du process d'admission.
- D'apporter le conseil, l'expertise, la veille et l'accompagnement concernant l'innovation pédagogique et la transformation numérique de l'enseignement.
- De piloter et coordonner les activités :

* des personnels administratifs et d'encadrement pédagogique qui lui sont rattachés organiquement

* des services « Vie académique » / « IDEA » / « Professionnalisation »

* de la cellule « Budget » de la DF

MISSIONS LIÉES AU POSTE

Le/la titulaire du poste, bras droit de la directrice des formations, assure la fluidité du quotidien en orchestrant agendas, réunions et dossiers sensibles. Il/ Elle allie rigueur, discrétion et sens du relationnel pour garantir l'organisation efficiente des dossiers ou projets à l'aplomb de la DF.
Il/elle sera capable de s'adapter à des situations complexes. Il/Elle pourra prendre en charge certains projets d'ordre organisationnel. Son sens des responsabilités sera apprécié.
Le poste comportera deux volets : assistanat de direction (environ 45% du temps) + appui technique ou organisationnel aux services et pôles de la direction des formations selon les projets ou besoins opérationnels (environ 55% du temps)
=> ex : missions d'inspectrice des études / gestion de dossiers spécifiques : visites médicales des étudiants.../ semaine mobilités Groupe ISAE/ contribution à l'organisation d'événements : RDD/JPO...

Gérer et coordonner l'agenda de la directrice des formations :
- En lien avec les services ou pôles de la DF et/ou toute autre direction de l'Institut
- En collaborant avec les assistantes de direction et/ou le cabinet de la Direction générale (DG)
- En assurant le suivi des priorités et la mise en alerte concernant les échéances importantes
Organiser et participer aux réunions prévues par la DF :
- En assurant leur bonne tenue (salle, matériel, transmission OJ, convocations si conseils spécifiques...)
- En organisant d'éventuels déplacements ou déjeuners s'il y a lieu
- En rédigeant les comptes-rendus ou notes
Assurer un Support administratif :
- En visant les mails de la Direction des formations
- En garantissant le suivi administratif de certains documents ou conseils (Règlement scolarité, convocation Conseil
pédagogique, etc)
Prendre en charge certaines missions transverses aux services ou pôles selon besoins identifiés par la DF :
- Mission inspection des études
- Gestion des visites médicales des élèves
- Gestion administrative de la semaine mobilités, en collaboration avec le référent académique
- Contribution à l'organisation de la remise des diplômes, à l'organisation de la journée portes ouvertes...

Compétences spécialisées ou transverses
Bureautique/Informatique (maîtrise d'Excel exigée)

Organisation, planification

Communication, relations extérieures

Prise de décision

Connaissance du fonctionnement de l'Institut

Utilisation des outils informatiques : Moodle, Lime Survey...

Anglais (professionnel)

Aptitudes -Savoir-être

Organisation - Méthode

Autonomie - Initiative

Dynamisme

Esprit d'équipe et souci du client

Sens des responsabilités

Dimensions du poste

Effectif global étudiants : environ 1700 tous cycles confondus

3 responsables de service, 5 chefs de pôle
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Modalités de candidature

Postulez avec un CV et une lettre de motivation obligatoire via le lien Digital Recruiters.

Niveau Bac +2 serait souhaitable
IFSE groupe 3 des SA

Date limite de réception des candidatures : 16/07/2025

Début du contrat : dés que possible

Rémunération : selon l'expérience

Mutuelle (PSC) du ministère des armées sous conditions

Jusqu'à 20 jours de congés (dont 9 CA et 11 RTT) en fonction du début de contrat

Restauration collective

Contribution aux frais de transports

Notre site est accessible en transports en communs

Conformément à notre démarche Responsabilité Sociétale, notamment en faveur de l'accueil et de l'intégration des personnes en situation de handicap, cette offre est ouverte à tous.