Adjoint Administratif 50 % Ifsi Ifas H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre hospitalier d'Arles est un établissement public de santé dynamique, il offre un cadre professionnel stimulant et équilibré, ainsi que des opportunités de carrière importantes. Certifié par la HAS en 2024, il regroupe plus de 1200 professionnels, ce qui en fait le premier employeur de la Ville. Au cur d'un bassin de population de 200 000 habitants, il est un acteur essentiel de la santé publique en Provence, de la Camargue à la Crau et jusqu'aux Alpilles. Intégré à une Direction commune avec les Hôpitaux des Portes de Camargue sur Beaucaire -Tarascon, ainsi que quatre EHPAD situés dans les Alpilles, le Centre hospitalier d'Arles se positionne comme le troisième acteur hospitalier majeur de Provence en nombre de lits et de professionnels. Cette affiliation élargit les horizons professionnels et offre des perspectives de carrière attractives à travers tout le territoire. Grâce à des collaborations étroites avec les acteurs économiques régionaux et à un service dédié, l'établissement propose un accompagnement sur-mesure aux nouveaux professionnels désireux de s'installer dans la région.
LE POSTE :
POSTE A 50 % - Lieu d'exercice : IFSI/IFAS
MISSION
- Assurer le standard / et l'accueil
- Formaliser, suivre et gérer les processus administratifs
ACTIVITES - Accueil téléphonique et physique du public, des étudiants et élèves
- Information, renseignements et orientation des usagers relevant du domaine d'activité professionnelle
- Participation à la gestion logistique du concours infirmier et aide-soignant (réception des dossiers et aide à la saisie)
- Participation à la gestion administrative et logistique des rentrées scolaires et suivi scolarité
- Formalisation des courriers (interruption...) pour les apprenants -
Gestion :
des inscriptions
des préparations aux concours IDE et AS
des demandes de bourse de stage à l'étranger (PRAME)
des dossiers d'inscription des étudiants à l'université
des inscriptions sur logiciel KAIROS (KAIROS) des étudiants/élèves
des questionnaires liés aux enquêtes nationales et régionales des IFSI-IFAS (DRJSCS)
des conventions de stage
- Edition des feuilles de stage étudiants/élèves
- Vérification des frais de déplacement des étudiants en stage
- Archivage des dossiers scolaires, classement...
- Réception du matériel, contrôle et suivi
- Saisie sur le logiciel OptimCem, de tous dysfonctionnements constatés
- Contribution à la démarche qualité et de labélisation des Instituts - Transmissions des informations à la hiérarchie
SPECIFICITES DU POSTE - Poste à 50%
- Utilisation de logiciels spécifiques : Forméis, Kairos, Prame, OptimCem, Pack Office, etc.
- Polyvalence requise pour certaines activités avec le poste d'agent de gestion administrative : déclaration et suivi des Accidents du travail (AT) sur le logiciel CERFA, émission des attestations, vérification des frais de stage des étudiants...
PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES PROFIL
- Qualités relationnelles, discrétion et réserve professionnelle
- Travail en équipe, esprit de collaboration
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Rigueur, disponibilité
- Faire preuve de discernement et d'analyse
HORAIRES DE TRAVAIL ET CONTRAINTES LIEES AU POSTE - 08h30 /12h00 (forfait heure) du lundi au vendredi, repos samedi, dimanche et jours fériés