Assistant de Direction - Ville de Dunkerque H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la Responsable administrative, et au sein de l'équipe de direction, l'assistant ou l'assistante de direction a la charge de suivre et soutenir les activités et les tâches administratives de l'équipe. C'est un rôle central, qui est au c½ur de la Direction.

Vous assurez l'organisation de l'équipe de direction et les soutenez sur les différentes tâches administratives :

- Vous gérez les agendas et la messagerie électroniques,
- Vous préparez les réunions, assurez les prises de notes et rédigez les comptes rendus
- Vous assurez et organisez le secrétariat pour le service : rédaction de notes, courriers, mailings, rapports. Vous gérez et suivez le courrier interne, externe
- Vous renseignez les outils de suivi de l'activité administrative et les tableaux de bord de suivi RH, en lien avec la responsable administrative
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du secrétariat et standard
- Vous assurez l'interface entre la direction et les services de la mairie
- Vous suivez le plan d'archivage du service
- Vous participez à l'évaluation de l'activité administrative du service pour le rapport d'activité annuel

Vous suppléez la responsable administrative sur une partie de son activité :

- Vous assurez le suivi administratif des contrats de prestation, des conventions...
- Vous préparez des délibérations en lien avec les contrats de prestation
- Vous assurez en binôme (en l'absence de l'agent comptable et du responsable administratif) les activités comptables courantes : engagement, liquidation de factures, suivi des tableaux de bord sur teams en suivant les procédures
- Vous gérez en binôme avec l'agent comptable les commandes : devis, commandes, réception et pointage des commandes
- Vous gérez en binôme avec l'agent comptable les relations avec les fournisseurs

Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise de l'application Elise
Connaître les applications Air Délib, Astre et AsTech (formations a posteriori acceptées)
Savoir utiliser les fichiers partagés et les divers modes de communication (teams, one drive...)

Compétences comportementales : Qualités relationnelles
Esprit d'initiative, autonomie, polyvalence
Sens du travail en en équipe
Respect de la confidentialité
Curiosité et ouverture d'esprit
Aptitude au dialogue et à la diplomatie