Assistant de Direction - Ferney Voltaire H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du directeur du conservatoire à rayonnement communal (CRC) de musique, de danse et d'art dramatique (600 élèves, 25 professeurs, 2 agents administratifs). Vous serez chargé(e) d'assister la direction, de superviser le pôle administratif, d'assurer la tenue de la régie de recettes du conservatoire et de participer à l'organisation pratique du service.

Activités
Assister la direction et être force de proposition dans la gestion quotidienne du service :
? L'élaboration et le suivi du budget,
? La mise en ½uvre du projet d'établissement et des évolutions pédagogiques,
? La mise en ½uvre d'actions de communication,
? Le suivi et la conduite des projets,

En autonomie :
? Organisation et supervision de l'accueil/secrétariat et l'appuyer si nécessaire,
? Réception des familles/élèves pour toutes les demandes ne pouvant pas être traitées par le secrétariat,
? Réception, traitement et diffusion des informations (courriers, mails...),
? Facturation et tenue de la régie de recette, responsabilité pécuniaire,
? Organisation et réalisation des inscriptions (Réinscriptions, accueil des familles et nouveaux élèves...),
? Organisation des rentrées, planification des cours (en collaboration avec la direction et les professeurs), gestion des plannings des salles,
? Gestion administrative des examens,
? Suivi des plannings et heures des professeurs (présences - absences),
? Réalisation des comptes-rendus et leur transmission,
? Communication externe : Facebook, affiches, programmes (logiciel InDesign),
? Communication interne,
? Suivi du parc instrumental locatif du CRC et des contrats de location,
? Suivi budgétaire des PEAC.

Profil du candidat
SAVOIR (connaissances)
? Diplôme de niveau 3 dans le domaine administratif,
? Expérience d'au moins cinq ans dans un poste similaire souhaité,
? Maîtriser la langue française et l'expression écrite,
? Maîtriser les techniques du secrétariat et de la bureautique,
? Maitriser les techniques d'écoute,
? Pratiquer au moins une langue étrangère dont l'anglais,
? Connaissance du domaine musical est un plus,
? Connaître le fonctionnement politique et administratif d'une commune,
? Avoir des notions de comptabilité,
SAVOIR FAIRE (capacités)
? Ponctualité et disponibilité,
? Accueillir tous types de public,
? S'exprimer clairement,
? Maitriser l'outil informatique,
? Prendre des notes et mettre en forme des courriers,
? Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
? Réaliser des saisies informatiques,
? Travailler en équipe,
? Gérer les situations de stress,
SAVOIR ETRE
? Disponibilité et diplomatie,
? Autonomie,
? Capacité d'initiative et de réaction.