Assistant de Direction Polyvalent H/F - Fonction publique de l'État

Missions :

· Collaborer étroitement avec la direction (directrice et directrice adjointe), la seconder est au sens large pour faciliter la mise en oeuvre de ses missions

· Servir d'interface avec les différents services

· Assurer le secrétariat, préparer et diffuser les comptes rendus des réunions de direction et des réunions interservices, des conseils d'administration, CSA, CVSS, commissions de sécurité

· Missions de délégué(e) à la protection des données

Activités :

· Gérer l'agenda de la directrice et de la directrice adjointe

· Prendre en charge les tâches organisationnelles

· Trouver les informations et les transmettre

· Résoudre les questions pratiques ou secondaires

· Réceptionner et filtrer les communications téléphoniques de la direction

· Organiser les déplacements professionnels

· Traiter l'information (collecter, classer, mettre à jour) : courriers, courriels y compris de la boîte institutionnelle ; transmettre des informations en interne et externe (décisions, notes etc.)

· Réaliser la gestion administrative du courrier, des contrats, des invitations de la direction

· Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe

· Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions (par ex. CODIR)

· Établir les ordres de mission de la direction et d'une partie du personnel

· Être en contact régulier avec de nombreuses instances administratives, politiques et sportives

· Suivre l'évolution d'un dossier et concevoir des tableaux de bord

· Participer à l'organisation des manifestations du CREPS

· Participer à l'organisation des élections des instances statutaires

· Gérer le traitement des diverses enquêtes

· Appliquer les procédures d'archivage intermédiaire et définitif garantissant le respect des durées de conservation de ces dossiers

· Mission délégué(e) à la protection des données : informer, conseiller et veiller à la mise en oeuvre des obligations liées à la protection des données traitées par le CREPS, réaliser des audits et contrôler les services.

Compétences attendues :
- Outils bureautiques suite Office 365
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalité d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Technique de numérisation
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence...)
- Grande autonomie
- Sens de l'organisation

Qualités et savoir-être :
- Capacité d'initiative et d'anticipation
Afficher la suite
- Sens des responsabilités
- Discrétion
- Loyauté

Pour candidater, merci d'adresser une lettre de motivation et un curriculum vitae à l'adresse suivante :

****@****.**