Assistant·e de Direction à la Direction du Patrimoine - 135 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité du Directeur du Patrimoine et au sein de la cellule de gestion administrative et d'appui au pilotage, vous exercez des missions d'assistant-e de direction. À ce titre, vous contribuez au bon fonctionnement de la direction en exerçant des missions polyvalentes et en réalisant des actes administratifs et de gestion dans le respect des procédures, des réglementations en vigueur et des bonnes pratiques professionnelles.

Assistant.e du directeur et de la direction
· Gérer l'agenda du directeur, l'organisation des réunions
· Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction du Patrimoine
· Etre le-la référent(e) RH de la direction (temps de travail, absences, avancement, concours...)
· Gérer les courriers entrants et sortants, le suivi des parapheurs. Gérer la boîte mail générique.
· Organiser et faire respecter le classement et l'archivage aux formats numérique et papier.
· Travailler en articulation avec les autres directions, les composantes et notamment leurs divisions patrimoine
· Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
· Recenser les dossiers à présenter en Conseil d'Administration ou en instance
· Suppléance occasionnelle de l'assistante de la DGS adjointe Patrimoine Logistique Prévention et Sécurité

Gestion technique
· Etre en appui à la gestion des demandes d'intervention et au suivi des tickets dans la GMAO
· Planifier les dates pour les Vérifications Techniques Réglementaires en lien avec les prestataires et les contraintes des laboratoires, des composantes d'enseignements, des services utilisateurs des locaux
· Suivre les interventions sur les stores, les volets roulants, les ascenseurs
· Gérer les remises de clés aux entreprises pour intervention dans les bâtiments
· Rédiger / diffuser des notes de service informant d'interventions techniques ou en lien avec l'activité de la Direction du Patrimoine
· Assurer le suivi administratif des registres de sécurité des bâtiments recevant du public
· Contribuer à la rédaction des projets de commandes et à la préparation des services faits de la Direction du Patrimoine

Communication interne et externe
· Assurer une circulation efficace de l'information en interne et en externe. Avoir un rôle de facilitateur-trice et de fluidification des activités. Etre en réseau avec les autres assistant-e-s de direction.
· Réaliser les mises à jour de l'espace Intranet de la Direction du Patrimoine, y diffuser l'actualité des projets et des interventions
· Tenir à jour la revue des projets immobiliers (document de synthèse des projets)
· Contribuer à l'organisation et au respect des circuits décisionnels
· Participer à l'élaboration des procédures et outils visant à améliorer la gestion et sécuriser les actes de la Direction.

Connaissances :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, de rédaction et de gestion documentaire
- Très bonne connaissance de la gestion administrative
- Connaissance de l'organisation de l'ESR
- Très bonne aisance sur les logiciels bureautiques (Pack Office) et outils Web

Savoir faire technique :
- Sens de la relation à l'usager et du service
Afficher la suite
- Techniques d'élaboration de tableaux de bord
- Sens de la diplomatie et de la pédagogie
- Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration
- Capacité à identifier rapidement les interlocuteurs internes et externes pertinents en fonction des dossiers traités
- Capacité à se familiariser avec le vocabulaire technique lié à la gestion d'un patrimoine immobilier et aux opérations de travaux

Savoirs comportementaux :
- Faire preuve d'une importante capacité d'adaptation face aux différents interlocuteurs
- Fort pragmatisme
- Rigueur, fiabilité, réactivité, dynamisme
- Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l'écoute

Diplômes requis : Bac Pro ou BTS assistante de direction

Expérience souhaitée : 3 à 5 ans