Responsable Front Office H/F - Working Rolls

Le/La Responsable Front Office est le/la garant(e) de l'excellence de l'expérience client dès le premier contact. Il/Elle supervise, coordonne et optimise l'ensemble des activités de la réception (le "Front Office"). Son objectif est d'assurer un accueil irréprochable, de maximiser la satisfaction de la clientèle et de contribuer à la rentabilité de l'établissement par une gestion rigoureuse des réservations et de la facturation.

/ SES MISSIONS

1. Management et Gestion d'Équipe :
- Encadrement : Recruter, former, animer, motiver et évaluer l'équipe de la réception (Service entretien, service maintenance, etc.).
- Planification : Élaborer et gérer les plannings de travail en assurant une continuité de service.
- Coordination : Organiser et superviser le travail quotidien de l'équipe, en veillant au respect des procédures et des standards de qualité de l'établissement.
- Communication interne : Assurer une communication fluide et efficace entre l'équipe de la réception et les autres départements (housekeeping, restauration, service technique, etc.).

2. Gestion Opérationnelle de la Réception et du centre :
- Accueil Client : Superviser les opérations de check-in et de check-out, en garantissant un accueil personnalisé et professionnel.
- Anime et gère l'organisation du point d'accueil du centre d'affaires
- Gère les accès et les badges électroniques des membres et des visiteurs
- Gère les appels téléphoniques du Service client et traite les messages en fonction des consignes clients
- Réceptionne, tri et distribue les courriers, lettres AR et les colis aux clients et expresses (UPS)
- Réceptionne et traite les demandes des membres du centre et coordonne les actions s'y rapprochant.
- Qualité de Service : Veiller à la satisfaction constante des clients tout au long de leur location, anticiper leurs besoins et répondre à leurs demandes spécifiques.
- Assure et contrôle les conditions d'accueil optimales des espaces de profit (inspection qualité des bureaux, salles de réunion, bureau Ékypé flex).
- Petite hôtellerie : Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort)
- Effectue le réassort des salles de réunion
- Effectue le réassort des distributeurs de boissons et snacking
- Gestion des Litiges : Traiter les réclamations des clients avec diplomatie et efficacité, en apportant des solutions rapides et adaptées en coordination des services concernés.
- Procédures : Mettre en place, faire appliquer et optimiser les procédures de la réception pour améliorer l'efficacité et la qualité du service.

3. Gestion Administrative et Financière :
- Réservations : Gestion des réservations (individuelles et groupes) et optimiser le taux d'occupation des salles de réunion et des bureau Ékypé Flex de l'établissement.
- Facturation et Encaissement : Contrôler la facturation des locations et des prestations, ainsi que les encaissements et la caisse de la réception.
- Facturation des consommations mensuelles des extras (imputation de toutes les consommations clients), la compilation des justificatifs y étant afférents.
- Reporting : Établir et analyser les rapports d'activité journaliers et mensuels et les transmettre à la direction.
- Gestion Budgétaire : Participer à l'élaboration du budget du département et en assurer le suivi.

4. Stratégie Commerciale et Développement :

- Optimisation des Revenus (Revenue Management)
- Fidélisation : Mettre en oeuvre des actions visant à fidéliser la clientèle.
- E-réputation : Surveiller et contribuer à la bonne réputation en ligne de l'établissement.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Effectuer le suivi des réservations, Identifier, traiter une demande client

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Location de terrains et d'autres biens immobiliers

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.