Assistant de Direction H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service :

La Diagonale est la direction culture - arts - sciences - société de l'Université Paris-Saclay. Elle met en oeuvre la politique de l'établissement à travers quatre domaines d'activités : l'offre culturelle à destination des étudiants-es et des personnels-les, la conservation et la valorisation du patrimoine scientifique et l'aide à la valorisation des patrimoines artistiques, architecturaux et naturels, l'arts-sciences et la médiation scientifique.

L'assistant-e de direction est sous l'autorité hiérarchique de la directrice adjointe de la Diagonale.

Missions principales de l'agent-e :

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Prendre en charge la gestion administrative et financière de la Diagonale
Accueillir, informer et conseiller un public interne et externe à l'Université
Gérer les agendas et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Participer à l'évaluation des actions de la Diagonale

Type du contrat : 6 mois
Profil

Connaissance, savoir :

Modes de fonctionnement des administrations publiques
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
Notions de base dans le domaine culturel

Savoir-faire :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir travailler avec un rythme fluctuant d'activité
Savoir hiérarchiser les tâches
Analyser et gérer les demandes d'information
Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres

Savoir-être :

Savoir travailler au sein d'une équipe avec une certaine autonomie
Qualités relationnelles
Maîtrise de la communication orale et écrite
Méthodologie et rigueur

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.