Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Ogec de la Malgrange

La Malgrange est un ensemble scolaire privé catholique sous contrat, situé aux portes de Nancy, à Jarville-la-Malgrange. Installé sur un domaine historique de 12 hectares, l'établissement accueille plus de 1 700 élèves de la maternelle au lycée.
Pour la rentrée de septembre et dans le cadre d'un remplacement, nous sommes à la recherche d'un(e) chargée d'accueil et de gestion administrative.

Position dans l'organisation :
Rattaché(e) au chef d'établissement et à l'attaché de gestion
Temps de travail :
CDI Temps plein. 39h hebdomadaires (soit 1565 heures annuelles) Lundi, mardi, jeudi et vendredi : 7h15/11h30 - 12h15/16h00 Mercredi : 7h15/11h30 - 12h15/15h00
Missions principales
- Accueillir les élèves au quotidien
- Accueillir les enfants et leurs familles, notamment lors de rendez-vous ou événements
- Accueillir les personnes extérieures (prestataires, visiteurs.)
- Assurer le secrétariat lié à la vie scolaire des élèves
- Participer à la circulation des informations internes et externes, en veillant à leur bonne transmission aux personnes concernées
- Participer aux démarches d'inscription des collégiens et lycéens
- Contribuer à la gestion administrative générale de l'établissement
- Gérer le standard téléphonique de l'établissement
- Assurer le suivi administratif des stages des élèves
- Assurer le suivi administratif lié à l'orientation et à l'affectation des élèves

Activités principales
- Accueil : Présence physique à l'entrée, réception et orientation des publics
- Téléphonie : Gestion du standard, filtrage, prise de messages, orientation des appels
- Secrétariat : Rédaction de documents, saisie de données, archivage, suivi des dossiers élèves
- Inscriptions : Accueil des familles, collecte des documents, enregistrement des dossiers
- Gestion administrative : Suivi de courriers, mise à jour des bases de données, appui logistique.

Compétences requises
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service
- Capacité à adapter son langage et son comportement à un public scolaire
- Aptitude à communiquer avec les élèves, familles, enseignants et partenaires extérieurs
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec les différents services
- Autonomie et sens de l'organisation dans la gestion des tâches confiées
- Maîtrise des outils bureautiques
- Capacité à gérer un standard téléphonique avec courtoisie et professionnalisme
- Efficacité dans la gestion et la transmission des informations
- Discrétion, confidentialité et respect du cadre déontologique

Profil recherché
- Sens de la relation humaine, posture professionnelle bienveillante
- Goût pour le travail en milieu scolaire, en contact avec les jeunes
- Ponctualité, fiabilité, réactivité
- Bonne présentation et expression orale soignée

Fiche de poste non exhaustive
36 CP, RTT (environ 25)
Restauration sur place possible au prix de 2,78€ / mutuelle avantageuse

Experience : Débutant accepté

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.