Secrétaire Médico-Sociale - Poste à Pourvoir le 25 Aout 2025 H/F - Pupilles Enseignement Pub Rhone

Depuis 1924, Les Pupilles de l'Enseignement Public du Rhône et de la Métropole de Lyon (Les PEP 69/ML) participent à la construction d'une société plus inclusive, plus éclairée et plus solidaire à la fois.Depuis 1924, Les Pupilles de l'Enseignement Public du Rhône et de la Métropole de Lyon (Les PEP 69/ML) participent à la construction d'une société plus inclusive, plus éclairée et plus solidaire à la fois.
L'association intervient sur le territoire du nouveau Rhône, de la Métropole de Lyon, et du département de l'Ain, à travers 16 arrêtés d'autorisation de structures sociales (protection de l'enfance) et médico-sociales concernant 25 unités fonctionnelles ; complétés par un établissement d'accueil du jeune enfant, une communauté 360, un centre de formation, une participation à un GCSMS et des activités complémentaires (mentorat, mobilités internationales).
Cela représente une capacité de 956 places autorisées et financées d'accueil en internat, semi-internat et en ambulatoire pour une file active de plus de 2 000 personnes accompagnées pour l'ensemble des ESMS. 430 salariés pour 340 ETP et 27 millions d'Euros de budget.

Sous la responsabilité de l'adjointe de direction, vous assurez le secrétariat du SESSAD Bossuet.
Le/la Secrétaire Médico-Sociale assure, en réponse aux besoins du SESSAD et en lien avec les jeunes, les familles, les partenaires, les fournisseurs et les professionnels, dans le cadre des dispositions réglementaires relatives à ce dernier :
- La réalisation de tâches administratives et d'accueil
- Des activités de secrétariat médico-social en lien avec les jeunes accompagnés et sur liste d'attente.

Le SESSAD Bossuet intervient, sur la métropole de Lyon, auprès de 18 jeunes en situation de handicap âgés de 3 à 20 ans. Il dispose d'un agrément spécifique pour l'accompagnement d'enfants ayant des troubles du langage et de la communication. Les professionnels du service (une neuro-psychologue, une psychomotricienne, une éducatrice spécialisée, 2 orthophonistes) accompagnent les enfants sur leur environnement de vie (école, domicile).

Les missions
- Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique du service : réceptionner, évaluer, informer, orienter et transférer les appels
- Prendre les RDV avec les familles
- Assurer la gestion administrative de la liste d'attente.
- Gérer le courrier papier et électronique, gérer le suivi du courrier officiel
- Créer, saisir et mettre en forme des documents : courriers, comptes rendus, notes de service et divers documents administratifs
- Rédiger des courriers, des comptes-rendus de réunion
- Saisir, mettre en oeuvre, suivre, éditer des outils administratifs ou de gestion
- Tenir des agendas (électroniques)
- Assurer la création et le suivi des dossiers informatisés des usagers sur un logiciel métier (renseigner des données, scanner des documents)
- Gérer les ressources matérielles courantes du service
- Tenu d'un calendrier des échéances des partenaires (MDMPH,.), alerter la direction
- Classer et archiver les dossiers usagers
- Assurer la communication et l'affichage des événements via les supports du service ou de l'établissement (panneau, écran, informatique)

Votre profil :
Secrétaire niveau Bac +2
Compétences attendues
- Adopter un comportement adapté à son positionnement professionnel
- Faire preuve d'écoute, de disponibilité et bienveillance vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes physiquement ou téléphoniquement
- Faire preuve de discrétion et de réserve
- Organiser son temps et son travail/gérer son temps, en fonction des échéances et/ou des priorités définies, tant en ce qui concerne ses missions habituelles, que l'ensemble des tâches du secrétariat.
- Identifier des priorités dans les tâches et activités/le caractère prioritaire ou urgent d'une information/d'un appel
- Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs
- Maîtriser les outils informatiques inhérents à la fonction

Rémunération selon reprise d'ancienneté selon les règles applicables sur la CCN66.
Coefficient de début de grille 434, soit 1862 € pour un temps plein
Mutuelle MGEN
Tickets Restaurant
Actions sociales et culturelles C

Experience : Débutant accepté

Compétences : Planifier et coordonner les rendez-vous médicaux, Organiser le suivi des dossiers médicaux, Accueillir, orienter et renseigner un patient, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la confidentialité des informations médicales, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, Actualiser le dossier médical du patient, Renseigner des documents médico-administratifs, Surveiller les stocks de fournitures médicales et passer des commandes

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.