Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - Mairie

Merci d'adresser : Lettre de candidature avec CV à :
Madame le Maire
Hôtel de Ville
BP 161
83992 Saint-Tropez cedex

Ou par mail à : ****@****.**Dans le cadre du renforcement de l'organisation administrative de la Direction de la Prévention et Sécurité de Proximité, la Ville de Saint-Tropez recrute un(e) Secrétaire Polyvalent(e). Véritable soutien à la direction, vous assurerez la gestion administrative quotidienne du service, tout en participant ponctuellement à des missions de gestion budgétaire, logistique et de remplacement.

Missions principales :

1. Gestion administrative des ressources humaines :

- Suivi et mise à jour des effectifs du service
- Élaboration et mise à jour des dossiers agents (identité, affectation, agrément, cartes professionnelles, véhicules, etc.)
- Suivi des habilitations (vidéoprotection, fichiers, règlement de service, etc.)
- Préparation des ordres de mission (formations, déplacements)
- Saisie et mise à jour des plannings (ASVP, opérateurs vidéo, agents des bornes)
- Rédaction et notification des fiches de poste
- Préparation des dossiers d'accidents du travail
- Suivi et anticipation des formations obligatoires (FIA, FCO, armement)
- Enregistrement des formations, gestion des cartes professionnelles

2. Appui à la gestion comptable (en remplacement ou appui) :

- Suivi des dépenses et respect des engagements budgétaires (devis, factures, bons de commande)
- Suivi des marchés publics et élaboration des tableaux de bord
- Gestion du catalogue de commande en lien avec le marché public
- Passation des commandes pour les besoins du service

3. Tâches administratives transversales :

- Rédaction de courriers, notes internes, réponses aux administrés
- Gestion et suivi des objets trouvés (remise aux domaines, destruction)
- Suivi des fournitures de bureau
- Archivage et classement des dossiers administratifs

Missions de remplacement et occasionnelles :

- Gestion des achats, commandes, contrats et conventions
- Accueil physique et téléphonique du public, gestion des registres
- Suivi administratif des sociétés de sécurité privée
- Élaboration des plannings hebdomadaires en lien avec l'encadrement
- Suivi des dossiers OMP (Officier du Ministère Public), RAPO (Recours administratif préalable obligatoire), demandes d'indulgences
- Signalement des anomalies ou dysfonctionnements matériels ou logistiques
- Saisie et notification des RAPO
- Gestion des outils de verbalisation et du matériel de contrôle
- Traitement et enregistrement du courrier entrant et sortant

Profil recherché :

Connaissances requises :
- Fonctionnement d'une collectivité territoriale et organisation d'un service de sécurité
- Connaissances de base en gestion RH et administrative
- Connaissance des règles budgétaires (appréciée)

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Aisance avec les logiciels métiers et navigation internet
- Capacité de rédaction et de synthèse
- Organisation, rigueur et autonomie

Qualités personnelles :

- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
- Réactivité, polyvalence et sens des responsabilités
- Aptitude au travail en équipe
- Sens du service public
- Ponctualité, disponibilité et esprit d'initiative

Conditions d'exercice et avantages collectifs :

- Poste à temps complet 37h + 12 jours de RTT
- Travail en bureau, avec interaction régulière avec les agents de terrain et le public
- Prise en charge du parking du port ou de la navette maritime
- Carte Ticket restaurant (prise en charge à 60% par l'employeur)
- Forfait mobilités durables
- Complément indemnitaire annuel (CIA)
- CNAS (loisirs, sport, culture)
- Participation mutuelle prévoyance à hauteur de 25 Euros
- Participation à la prévoyance à hauteur de 25 Euros
- Vélo à assistance électrique à disposition

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.