Assistant - Assistante de Direction H/F - Universite Cote d Azur

Nous recherchons notre futur/future Assistant/Assistante de direction à 80% !

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Gestion administrative et coordination de la vie institutionnelle

Assurer l'accueil physique des interlocuteurs internes et externes : filtrer, rediriger, transmettre;
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriels, notes, comptes rendus, etc.
Tenir à jour les bases de données internes (listes de diffusion, suivi des dossiers);
Collecter, classer, mettre à jour, archiver tout document de l'EUR ;
Apporter un soutien opérationnel pour assurer le bon fonctionnement des instances : organisation de réunions, préparation des invitations et rédaction de compte-rendu;
Tenir à jour le calendrier des instances et des événements de l'EUR;
Gérer l'agenda et les rendez-vous de la direction de l'EUR;
Préparer et gérer la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires,
conférences, cérémonie remise des diplômes...);
Interagir avec les différents services du campus;
Assurer la gestion des tickets d'assistance GLPI;
Dans le cadre du projet établissement de création d'une politique d'archivage, vous serez en charge, avec la
direction opérationnelle de composante, de la mise en place et du traitement de l'archivage papier, électronique
ainsi que du parapheur électronique.

Soutien à la gestion budgétaire et financière
Prendre en charge les tâches liées aux activités financières quotidiennes simples (demande de devis, suivi des bons de livraison, etc.);
Assurer le suivi des réceptions des commandes en lien avec le service de proximité.

Communication

Rédiger des supports d'informations internes(comptes rendus, notes de réunion, courriers, etc.);
Prendre en charge la gestion de OneDrive;
Mettre en forme des documents (tableaux, graphiques, présentation type PowerPoint, Excel...);
Prendre en charge la diffusion de l'information : gestion des boîtes mail, collecte des informations nécessaires aux rapports et aux impératifs administratifs et financiers.

Vous avez une bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint);
Vous avez une bonne connaissance de l'organisation et le fonctionnement de l'administration française;
Vous avez excellente capacité rédactionnelle;
Vous avez la capacité à travailler en équipe;
Vous êtes organisé(e), autonome.

Rémunération contractuels (hors variables) : A partir de 1 538,46 € Nets (avant impôts) pour un temps plein, selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Prise en charge partielle des frais de transport en commun domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de curiosité : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.