Chargé des Représentations - Conseil Regional Provence-Alpes-Cote d'Azur H/F - Fonction publique Territoriale

Chargé des représentations

Missions :
Assurer la représentation du Président de la Région.

Activités :
- Réceptionner, Analyser et traiter les invitations adressées au Président de la
Région Provence-Alpes-Côte d'Azur
- Solliciter les conseillers régionaux pour la Représentation du Président lors de
divers événements ou manifestations.
- Assurer le lien entre les différents services afin de s'assurer que le représentant
du Président bénéficie de tous les éléments nécessaires à la bonne représentation
de l'institution (discours, éléments de langages, fiches techniques)
- Etablir les statistiques des représentations.
- Développer les outils de suivi de la cellule en lien avec le chef de service.
- Contribuer en lien avec la cellule Relations Publiques à la mise à jour des
données protocolaires via l'outil AUGURE.
- Avoir la capacité d'assurer une continuité de l'activité de l'ensemble du service
représentations et relations publiques en cas de nécessité.

L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la
continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de
la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L'agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la
fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et
probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les
règles de cumuls d'activité.

Savoirs :
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance des outils de communication : standard, internet
- Connaissance du territoire (organismes extérieurs, préfecture, mairie, conseil
départemental)
- Techniques de secrétariat
- Aisance rédactionnelle et orale

Savoir-faire :
- Accueillir et prendre des messages téléphoniques
- Rendre compte à sa hiérarchie.
- Maitriser les outils de bureautique (Excel, Word, outlook...)
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Dialoguer, communiquer
- Organiser son travail et ses dossiers
- Rechercher et mettre en relation les correspondants
- Savoir planifier et respecter les délais contraints
- Organiser son activité et hiérarchiser les priorités

Savoir-être :
- Anticipation
- Assiduité, disponibilité
- Conscience professionnelle
- Autonomie et esprit d'équipe
- Discrétion, confidentialité
- Facilité de contact
- Diplomatie, politesse, courtoisie

Formations et diplômes :
Niveau CAP/BAC à Bac +2 souhaité