Assistant - Gestionnaire -Poste Partagé Entre Deux Directions- Réf. Data-Dsin-CDI-2025-01 H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Missions :

Sous la responsabilité hiérarchique de l'adjoint au directeur de la DSIn et sous la responsabilité fonctionnelle partagée du directeur de la DATA et de l'adjoint au directeur de la DSIn, l'assistant F/H recruté contribue à l'ensemble des activités d'assistanat des deuxdirections.

Il joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives et logistiques des deux directions.

La répartition du temps sera partagée entre les deux directions. Des points réguliers sont organisés entre l'assistant et les directions concernées pour évaluer et anticiper la charge de travail, mutualiser les activités, clarifier les priorités et arbitrer les demandes en cas de besoins simultanés.

Activités :

L'assistant F/H sera principalement chargé des activités suivantes :

Gestion administrative et financière
- Réaliser la conception, la mise en forme, le classement et l'archivage des documents confiés par les directeurs, leurs adjoints ou les unités des deux directions
- Assurer le suivi des processus de gestion administrative et financière au sein des directions en lien avec les directeurs et leurs adjoints.

Office management
- Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet)
- Organiser l'agenda, les rendez-vous des directeurs et de leurs adjoints
- Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d'unité
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne des notes, rapports, courriers et correspondances (suivi sous Elise)
- Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l'application de la charte graphique de l'établissement et des règles administratives et assurer leur suivi (format papier ou dématérialisé)
- Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur
- Contribuer à la bonne circulation de l'information au sein des deux directions

Soutien au métier
- Assurer la coordination des déplacements en France et à l'étranger pour les directeurs, leurs adjoints, les agents des deux directions, ainsi que les intervenants externes participant aux réunions : gestion des avis de réunion, préparation des ordres de mission, organisation des transports et des hébergements, et suivi des états de frais.
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l'installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés en lien avec les services généraux de l'agence)
- Contribuer à l'organisation et au bon déroulement des réunions distancielles ou présentielles, des comités (copils, comités d'experts, conseil scientifique de l'agence), des réunions de direction.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service.

Consulter le sur le site internet de

- Niveau : A partir du Bac - BTS Assistant de direction souhaité
- Expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans le domaine de l'assistanat.

Compétences fonctionnelles et techniques :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- maîtrise des solutions de visioconférence et de collaboration à distance (Zoom, Teams...)
- Appétence pour les nouvelles technologies et les outils collaboratifs
- maîtrise des logiciels métiers utilisés au sein de l'agence : Elise, Qualiac, GFD, Globéo
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- Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Savoir planifier
- Savoir rendre compte
- Connaître Santé publique France : ses objectifs, ses enjeux, son organisation et ses métiers
- Connaître les grands principes de la commande publique et de la gestion budgétaire
- Connaître les procédures administratives applicables à Santé publique France
- Une bonne maîtrise de langue anglaise serait fortement appréciée

Aptitudes :
- Capacité à travailler avec plusieurs équipes et managers.
- Gestion des priorités
- Polyvalence et adaptabilité
- Sens du service
- Sens de la confidentialité
- Réactivité, disponibilité
- Rigueur, autonomie, adaptabilité, sens de l'organisation
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Coopérer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes
- Une expérience dans un poste partagé ou transversal serait un plus