Assistant de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Sous l'autorité hiérarchique de la secrétaire générale, le/la titulaire du poste intègrera une équipe pluridisciplinaire de 7 personnes (webmestre, documentaliste, infographiste, etc.). Sa responsabilité consiste principalement à apporter à la direction de l'OFDT ainsi qu'aux membres du comité de direction, une aide permanente en termes d'organisation administrative, de gestion, d'information, d'accueil physique et téléphonique, de classement et suivi de dossier.

Ses missions se décomposent comme suit :

1) Assurer un accueil physique et téléphonique et le secrétariat de la direction(suivi de l'agenda et prise de RDV) ;

2) Assister la secrétaire générale et les équipes pour la gestion des affaires courantes;

3) Assurer la correspondance institutionnelle par mail et par courrier pour le compte de l'équipe de direction;

4) Assurer la préparation logistique et administrative des instances et préparation des comptes rendus pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits (réunions de services trimestrielles, réunions du collège scientifique trimestrielles, assemblées générales trimestrielles, événements institutionnels), et accompagnement de la direction à toute réunion institutionnelle nécessitant un appui de secrétariat.

5) Gérer et mettre à jour le casernement et la signalétique : gestion des entrées et des sorties, demande de badges et de matériel...

6) Apporter un appui permanent et proactif dans l'organisation des activités professionnelles administratives de l'OFDT : suivi des marchés, passation de commandes, suivi des ordres de mission, participation aux opérations de contrôle interne...

Formation requise :

Formation de niveau minimum : Bac +2 Assistant de direction ou assistant de gestion.

Expérience professionnelle similaire d'au moins 5 ans souhaitée au sein de la fonction publique.

Compétences et qualités attendues

Savoir travailler en autonomie.

Excellentes capacités rédactionnelles à l'oral comme à l'écrit.

Excellentes compétences en secrétariat de direction, incluant des compétences en gestion administrative et budgétaire. Maîtrise des techniques de secrétariat (accueil, classement, archivage...) et très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
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Capacités d'organisation et d'anticipation des besoins.

Fiabilité, ponctualité, flexibilité et polyvalence.

Rigueur, réactivité, dynamisme et bon relationnel.