Assistant de Direction Vice Presidence - Conseil Départemental de l'Essonne H/F - Fonction publique Territoriale

Le Département de L'Essonne recrute pour le cabinet du Président un Assistant de direction vice-présidence (H/F)

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l'Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d'1,3 millions d'habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture... votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l'Essonne c'est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l'âme d'un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Les missions de l'assistant(e) de direction vice-présidence s'articulent en plusieurs axes :

Accueil physique et téléphonique :

Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et mails

Organisation de la vie professionnelle de la Vice-Présidence :

Organiser et gérer les agendas des élus (VP en charge des collèges et de la réussite éducative et Conseiller délégué en charge du tourisme)
Traiter le courrier arrivé et départ
Contrôler les parapheurs
Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus

Organisation et planification de réunions :

Planifier et organiser des réunions
Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, de matériel ; éditions, envois des invitations)
Constituer, préparer les dossiers et les suivre administrativement à la demande des élus

Traitement de dossiers et saisie de document

Rédiger, saisir, mettre en forme et éditer tous les types de documents administratifs
Réceptionner et traiter les'informations
Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
Trier, classer et archiver des documents

Activités spécifiques :

Suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale sur la délégation des élus
Assurer une veille documentaire thématique (politiques publiques de la délégation des élus)

Issu(e) d'une formation de type BTS assistante de direction, vous disposez impérativement d'une expérience confirmée en qualité d'assistante de direction et idéalement acquise en collectivité ayant déjà travaillé directement auprès d'élus.

Doté(e) d'une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).

Autonome et rigoureux(euse), vous faîtes preuve d'aisance relationnelle et savez-vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous faites preuve de discrétion professionnelle, de confidentialité et savez anticiper et identifier l'urgence.

L'exercice des activités du poste nécessite de la disponibilité quant aux horaires.