Chef de Service Planification Organisation de la Formation - Sdis de Aube H/F - Fonction publique Territoriale

le Chef de service planification et organisation de la formation devra :
- Assurer le pilotage du service,
- Assurer le suivi des actions de formation spécifique,
- Encadrer les assistantes de gestion administrative,
- Assister le chef de groupement et son adjoint dans leurs missions administratives.

I. ASSURER LE PILOTAGE DU SERVICE
- Elaboration et mise en ½uvre du calendrier annuel de formation en lien avec le service conception pédagogique et compétences ;
- Assurer le suivi administratif et financiers des stages (convocations, plannings, conventions, indemnisations, PV de stage, diplômes, bon de commande...) ;
- Assurer le suivi logistique des stages (réservation de matériel, restauration, hébergement, transport) ;
- Mise en ½uvre du logiciel FORSYS ;
o Suivi de la mise à jour des données "formation" (livret individuel de formation, base de données...) ;
o Réalisation des statistiques liées à la formation ;
- Superviser le classement et archivage des dossiers de formation ;

II. ASSURER LE SUIVI D'ACTIONS DE FORMATION SPECIFICQUES
Suivre les formations extérieures (ENSOSP, CNFPT, ECASC, autres prestataires...)- Inscriptions, engagement financiers...;
- Suivre les actions de formation individuelles des agents (Comptes Personnels, congés formation, bilan de compétences, VAE...) ;
- Suivre les préparations aux concours et examens de personnels administratifs et techniques ;
- Participer à la mise en ½uvre de l'ingénierie pédagogique en lien avec les experts du SDIS.

III. ENCADRER LES ASSISTANTES DE GESTION ADMINISTRATIVE
- Superviser les tâches confiées
- Procéder aux évaluations annuelles des agents du service
- Faire respecter les consignes hiérarchiques

IV. ASSISTER LE CHEF DE GROUPEMENT ET SON ADJOINT DANS LEURS MISSIONS ADMINISTRATIVES

- Assurer les accueils physique et téléphonique du service :
o accueillir les personnes et identifier leur demande
o renseigner les personnes ou les orienter vers le bon interlocuteur
o diffuser l'information (courrier, messagerie, téléphone)
- Assister le chef de groupement et son adjoint :
o rechercher et mettre à disposition les documents sollicités
o mettre en forme et/ou rédiger des courriers (ordre de mission, note de service...)

- Participer à l'élaboration des projets structurants en matière de formation

* Savoir :
- L'organisation et le fonctionnement du SDIS
- Les missions de chaque service de l'état-major
- Les techniques de management
- Maitriser les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Forsys, BO, Ciril, Xdemat...
- Statut des sapeurs-pompiers et personnels administratifs

* Savoir-faire :
- S'exprimer clairement
- S'adapter aux différents publics
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité en toutes situations
- Appliquer l'obligation de discrétion professionnelle d'information
- Appliquer le règlement interne de l'établissement public
- Identifier et anticiper les problèmes
- Signaler à sa hiérarchie toutes anomalies
- Rendre compte de l'avancée des missions
- Organiser son temps de travail
- Motiver son équipe et adapter son management aux agents en charge
- Définir les objectifs à court, moyen et long terme

* Savoir-être :
- Accueillir le public avec amabilité
- S'exprimer avec politesse
- Porter une tenue vestimentaire convenable et adaptée au poste
- Posséder des qualités relationnelles et le sens de l'entraide
- Savoir travailler en équipe
- Être rigoureuse
- Avoir le sens de l'écoute