Encadrant de Secretariats Medicaux H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

La Coordination des Secrétariats Médicaux du CHRU de Nancy recrute : 1 encadrant(e) de secrétariats médicaux pour son Pôle Gynécologie-Obstétrique et Maladies du Vieillissement-Gérontologie-Soins Palliatif
LE POSTE
Horaires : Horaires jour variables
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Gestion, organisation et encadrement de proximité des secrétariats médicaux des pôles en lien avec les Quintet de Pôle et la coordination des secrétariats médicaux. Participation à des activités ou projets supervisés par la Coordination de l'Accompagnement Médico-Administrative du Patient (CAMAP).
Description des activités :
MANAGEMENT
Assurer la continuité de service : planifier, valider et enregistrer les absences programmées et non programmées conformément à la réglementation du temps de travail et assurer la saisie dans eTemptation
Effectuer des visites managériales en routine au sein des secrétariats médicaux (environ une fois toutes les 2 ou 3 semaines)
Réaliser les entretiens annuels d'évaluation des stagiaires et des titulaires, évaluer les agents contractuels
Evaluer et recenser les besoins en formation
Sensibiliser les agents sur leur évolution de carrière
Organiser la formation des professionnels dans leurs domaines de compétences (logiciels institutionnels, reconnaissance vocale, Doctolib)
Accueillir et encadrer les stagiaires des écoles de formation (en collaboration avec les tutrices)
Réaliser les entretiens de recrutement des secrétaires médicales, en collaboration avec le chef de service (s'il le souhaite)
Accompagner les nouveaux agents (ouvertures des droits, demande de formation, suivi montée en compétences)
Harmoniser les outils et supports sur I'ensemble des secrétariats médicaux du pôle
Accompagner le déploiement de nouveaux outils
Participer à l'aménagement des secrétariats (Suivi de travaux, réaménagement, ergonomie...)
Assurer la diffusion de l'information ascendante et descendante
Favoriser l'entraide et transversalité au sein du pôle
Veiller au respect du secret professionnel et à la discrétion professionnelle
ORGANISATION
Piloter au quotidien les activités des secrétariats médicaux en veillant à leur efficacité et qualité sur la base d'indicateurs
Suivre et construire les indicateurs qualité relatifs aux missions des secrétariats
Initier les évolutions organisationnelles afin d'optimiser le fonctionnement des secrétariats
Proposer des plans d'actions et les mettre en uvre
En collaboration avec le Quintet de Pôle : organiser le fonctionnement des secrétariats selon les besoins du pôle et les décisions institutionnelles
Être référent projet dans le domaine des secrétariats médicaux : mise en uvre, suivi, analyse organisationnelle
Diffuser I'information auprès des secrétariats médicaux
Organiser et animer des groupes de travail ou des réunions
MISSIONS TRANSVERSALES
Participer aux réunions du Quintet de pôle
Participer aux différentes réunions ou groupes de travail organisés par la CAMAP en lien avec le Responsable
Réaliser des audits des secrétariats en binôme d'une autre coordinatrice des secrétariats médicaux
Participer aux jurys de concours d'AA et d'AMA
Etre polyvalent dans la gestion des différents secrétariats médicaux du CHRU
Piloter ou co-piloter des projets supervisés par la CAMAP
Liste non exhaustive compte tenu de la diversité des tâches inhérentes à l'encadrement

Profil recherché :

Adhésion aux projets institutionnels et accompagnement à leurs mises en uvre
Compétences et/ou appétence à la gestion de projet /conduite de changement
Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs, savoir être à l'écoute, impartialité
Aptitude à gérer les imprévus, à travailler dans un environnement dynamique
Capacité à gérer et résoudre les situations agressives ou conflictuelles
Qualités managériales et relationnelles
Autonomie, rigueur, organisation, anticipation, dynamisme, disponibilité
Esprit d'initiative et force de proposition
Devoir de discrétion et de réserve, du secret professionnel
Sens des responsabilités
Savoir travailler en équipe
Maîtrise de l'orthographe, la grammaire et de la terminologie médicale
Connaissance du rôle et de la fonction d'une assistante médico-administrative
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels institutionnels liés aux secrétariats
Formations souhaitées ou à venir :
Parcours de formation managérial
Gestion du temps de travail
Entretien d'évaluation
Animation et conduite de réunion
Gestion de l'agressivité et des situations conflictuelles
Date limite de dépôt de candidature : 10 juillet 2025
Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.