Assistant de Dispositif H/F - Greta-Cfa Alpes Provence

Le GRETA-CFA Alpes Provence, recherche pour son antenne de Sisteron un(e) Assistant de Dispositif.

Activités principales
Accueil
- Accueille et renseigne le public
- Réceptionne les appels téléphoniques et les oriente
vers les interlocuteurs demandés
Communication
- Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l'activité et/ou la structure
Gestion administrative
- Gère le courrier entrant et sortant
- Produit des documents écrits (courriers, dossiers, attestations)
- Gère les dossiers d'inscription
- Gère administrativement les concours d'entrée en formation
- Met en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier suivant la check list validée par la commission qualité ;
- Gère les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale...
- Élabore les feuilles d'émargement individuelles ou de groupe
- Produit et délivre les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan, etc.
- Élabore les feuilles d'émargements et gère les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (DOCAPOST, KAIROS, SAFRAN, EASY- ENT, YPAREO) ;
- Assure le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences) ;
- Aide à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen, inscription aux examens
- Renseigne les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord)
- Saisit dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies
- Saisit dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (citer les logiciels)
- Classe et archive les documents papiers et dématérialisés
- Participe aux Commissions d'Accès à la Formation.
- Saisit les inscriptions aux examens et envoyer des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur.
Gestion logistique
- Participe à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles
- Prépare les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes...)
Démarche qualité
- Contribue à la mise en oeuvre de la démarche qualité au sein du service
- Propose des améliorations

CDD dès que possible jusqu'au 31/08/2026
Quotité de travail 100%

Experience : Débutant accepté - AVEC Diplôme

Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.