Concierge H/F - la Conciergerie Solidaire

La Conciergerie Solidaire est un lieu de proximité, de lien social et de services du quotidien. Véritable interface entre les usagers et les prestataires, le/la concierge joue un rôle central dans l'accueil, le suivi des demandes, et l'amélioration continue de l'offre.

Ce poste s'inscrit dans une logique de service à impact social, en lien étroit avec les acteurs locaux.

Accueil et accompagnement des usagers
- Accueillir les usagers sur place (accueil physique) ou à distance (téléphone/mail).
- Identifier leurs besoins et y répondre ou les orienter.
- Gérer les demandes dans les outils de suivi (fichier de mise en relation, passage MAAT.).

Gestion administrative et numérique
- Démarrer les outils quotidiens (Ordi, Drive, Outlook, Teams, tableaux de suivi).
- Vérifier chaque jour : calendrier Outlook, messages Teams, mails, appels manqués.
- Mettre à jour tous les tableaux et fichiers nécessaires (demandes, livraisons, caisse...).

Sélection et suivi des prestataires
- Identifier les prestataires adaptés selon les besoins.
- Tenir à jour la base de données prestataires (dans l'onglet dédié).
- Envoyer les demandes aux prestataires et assurer leur suivi.
- Réaliser un suivi de satisfaction auprès des usagers après intervention.

Suivi des livraisons et abonnements
- Vérifier le tableau de livraisons selon le planning hebdomadaire.
- Préparer et envoyer la communication "paniers + recette".
- Contacter les abonnés pour confirmer les livraisons et anticiper les besoins.
- Entretenir un lien régulier et humain avec les abonnés, notamment les usagers réguliers (personnes âgées.).

Encaissement et gestion de la caisse
- Gérer les paiements (espèces) au fur et à mesure des prestations ou livraisons.
- Remplir le tableau de caisse chaque vendredi.
- Mettre les espèces dans l'enveloppe dédiée, noter le montant et ranger dans le coffre.
- Transmettre les documents à la référente (Amandine).

Développement de la Conciergerie
- Être force de proposition pour améliorer les services proposés.
- Identifier de nouveaux prestataires, partenaires ou besoins sur le territoire.
- Participer à la promotion et au rayonnement de la Conciergerie (communication, présence aux événements, etc.).

Amélioration continue du service
- Proposer des ajustements dans les process (accueil, suivi, outils).
- Recueillir les retours d'usagers et prestataires.
- Travailler en lien avec les équipes et les attentes pour faire évoluer les pratiques.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Développer et fidéliser la relation client, Anticiper les besoins et attentes des clients fidèles, Assurer le suivi de la satisfaction clients, Communiquer avec les clients pour des demandes spécifiques, Conseiller et orienter les clients dans leurs démarches, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour les informations client dans le système informatique, Organiser un espace de réception, Respecter des règles, des consignes, normes et procédures opérationnelles, Respecter les règles d'hygiène et de sécurité au travail, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).