Encadrant de Secretariats Medicaux - H/F - Fonction publique Hospitalière

La Coordination des Secrétariats Médicaux du CHRU de Nancy recrute : 1 encadrant(e) de secrétariats médicaux pour son Pôle Gynécologie-Obstétrique et Maladies du Vieillissement-Gérontologie-Soins Palliatif

LE POSTE

Horaires : Horaires jour variables

FONCTIONS ET ACTIVITÉS

Gestion, organisation et encadrement de proximité des secrétariats médicaux des pôles en lien avec les Quintet de Pôle et la coordination des secrétariats médicaux. Participation à des activités ou projets supervisés par la Coordination de l'Accompagnement Médico-Administrative du Patient (CAMAP).

Description des activités :

MANAGEMENT
- - Assurer la continuité de service : planifier, valider et enregistrer les absences programmées et non programmées conformément à la réglementation du temps de travail et assurer la saisie dans eTemptation
- - Effectuer des visites managériales en routine au sein des secrétariats médicaux (environ une fois toutes les 2 ou 3 semaines)
- - Réaliser les entretiens annuels d'évaluation des stagiaires et des titulaires, évaluer les agents contractuels
- - Evaluer et recenser les besoins en formation
- - Sensibiliser les agents sur leur évolution de carrière
- - Organiser la formation des professionnels dans leurs domaines de compétences (logiciels institutionnels, reconnaissance vocale, Doctolib...)
- - Accueillir et encadrer les stagiaires des écoles de formation (en collaboration avec les tutrices)
- - Réaliser les entretiens de recrutement des secrétaires médicales, en collaboration avec le chef de service (s'il le souhaite)
- - Accompagner les nouveaux agents (ouvertures des droits, demande de formation, suivi montée en compétences)
- - Harmoniser les outils et supports sur I'ensemble des secrétariats médicaux du pôle
- - Accompagner le déploiement de nouveaux outils
- - Participer à l'aménagement des secrétariats (Suivi de travaux, réaménagement, ergonomie...)
- - Assurer la diffusion de l'information ascendante et descendante
- - Favoriser l'entraide et transversalité au sein du pôle
- - Veiller au respect du secret professionnel et à la discrétion professionnelle

ORGANISATION
- Piloter au quotidien les activités des secrétariats médicaux en veillant à leur efficacité et qualité sur la bas...

- - Adhésion aux projets institutionnels et accompagnement à leurs mises en oeuvre
- - Compétences et/ou appétence à la gestion de projet /conduite de changement
- - Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs, savoir être à l'écoute, impartialité
- - Aptitude à gérer les imprévus, à travailler dans un environnement dynamique
- - Capacité à gérer et résoudre les situations agressives ou conflictuelles

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- - Qualités managériales et relationnelles
- - Autonomie, rigueur, organisation, anticipation, dynamisme, disponibilité
- - Esprit d'initiative et force de proposition
- - Devoir de discrétion et de réserve, du secret professionnel
- - Sens des responsabilités
- - Savoir travailler en équipe
- - Maîtrise de l'orthographe, la grammaire et de la terminologie médicale
- - Connaissance du rôle et de la fonction d'une assistante médico-administrative
- - Maîtrise des outils bureautiques et logiciels institutionnels liés aux secrétariats

Formations souhaitées ou à venir :
- Parco...