Assistant de Gestion Administrative - Departement du Jura H/F - Fonction publique Territoriale
- Lons-le-Saunier - 39
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
Le Département du Jura (1300 agents permanents, 372,4 millions d'Euros de budget) recrute pour son Pôle des Solidarités, Direction Enfance Famille - Mission Jura Enfance à Protéger un/e Assistant/e de gestion administrative à temps complet.
Placé/e sous l'autorité hiérarchique du Chef de Mission Jura Enfance à Protéger, l'Assistant/e de gestion administrative a en charge la gestion des dossiers administratifs relatifs à la Cellule de recueil des informations préoccupantes et aux Mineurs Non Accompagnés (MNA), il/elle travaille en binôme avec son homologue au sein de l'équipe Jura Enfance à Protéger de la Direction Enfance Famille.
ACTIVITÉS
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique,
- Constituer les dossiers, enregistrer et transmettre les courriers, rapports, scans, bordereaux, traitements et attestations,
- Effectuer la gestion administrative des dossiers du pôle : IP, MNA, appartement d'urgence...,
- Réaliser le traitement comptable : factures propres au pôle,
- Saisir informatiquement des données,
- Participer à l'élaboration des données au plan départemental : tableaux, statistiques...
- Réaliser le secrétariat du chef de mission.
ACTIVITÉS ANNEXES
- Réaliser un appui administratif en cas d'absence de l'assistante de direction : traitement boîte mail générique DEF, du courrier et du téléphone.
CONDITIONS D'EXERCICE ET MOYENS TECHNIQUES
- Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de service,
- Remplacement en cas de congé par le second du binôme.
SÉCURITÉ SANTÉ ET CONDITIONS DE TRAVAIL
- Station assise prolongée,
- Travail sur écran.
Le profil recherché
COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Savoir exploiter les outils de gestion et tableaux de bord,
- Maîtrise des procédures administratives,
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, logiciels spécifiques,
- Maîtrise des procédures de transmission de l'information,
- Savoir accueillir des personnes et/ou des groupes,
- Techniques de secrétariat (téléphone, prise de note, gestion de plannings, etc.).
- Maîtrise du logiciel Solis souhaitée,
- Possibilité de bénéficier du dispositif de télétravail mis en place au sein du Département du Jura, sous réserve de respecter certaines conditions.
QUALITÉS
- Capacités de prise de recul et de distanciation émotionnelle,
- Discrétion,
- Organisation, autonomie et rigueur de travail,
- Capacités relationnelles et sens du travail en équipe.