Référent Gestion des Assemblées - Chartres Métropole H/F - Fonction publique Territoriale

Le Service Gestion des Assemblées est un service mutualisé sous le régime des services communs de la Direction des Affaires juridiques et intervient pour la communauté d'agglomération de Chartres métropole, la ville de Chartres, le Centre communal d'action sociale de Chartres et le centre intercommunal d'action sociale de Chartres métropole.

Rattaché au responsable de service, le collaborateur participera à la préparation des assemblées : commissions thématiques, bureau et conseil communautaire, conseil municipal, conseils d'administration des CCAS et CIAS et à la gestion des actes post-rédaction

MISSIONS PRINCIPALES

Préparer les calendriers des assemblées
Préparer l'organisation des assemblées (commissions, bureaux, conseils)
Assurer le secrétariat des conseils municipaux et séances communautaires (Bureau et conseil)
Assurer la rédaction des délibérations
Gestion post-rédaction des délibérations, décisions et arrêtés des collectivités notamment en contribuant au pré-contrôle de légalité de tous les actes, en assurant leur numérotation, gérant la signature, leur publication ainsi que leur communication au conseil
Gérer, assurer le secrétariat et suivi de la commission consultation des services publics locaux
Formation des agents nouvellement recrutés au logiciel des assemblées

MISSIONS SPECIFIQUES EN TANT QUE REFERENT

Encadrer et superviser l'activité du service gestion des assemblées
Faire le lien avec la Direction Générale
Participer aux comités de relecture des assemblées avec la Direction Générale et les élus
Proposer et mettre en place des procédures transversales en matière de fonctionnement des assemblées
Piloter le projet de dématérialisation des outils du service
Définir les objectifs et les indicateurs de suivi des agents du service
Préparer, suivre et procéder à l'exécution du budget du service
Suivre la mise en ½uvre de l'archivage des différents actes des collectivités
Superviser la complétude des registres

Connaissance de l'environnement des collectivités locales
Maîtrise des outils informatiques (AIRSDELIB / FAST / COCON)
Adaptabilité/Polyvalence, bon rédactionnel
Discrétion et rigueur