Assistant ou Assistante de Direction - Dgesip H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique et engagée chargée de mettre en oeuvre les politiques publiques contribuant à la réussite des étudiantes et étudiants, à l'égalité des chances et à l'amélioration de la qualité de vie étudiante?

Alors, devenez la proche collaboratrice ou le proche collaborateur du sous-directeur et de son adjointe !

Vous serez le garant de la fluidité des relations au sein de la sous-direction et assurerez une interface efficace avec ses partenaires internes et externes dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue de l'activité et des procédures métiers.

Vous aurez à assurer le secrétariat du sous-directeur et de son adjointe (gestion de l'agenda en fonction des priorités, organisation des réunions et des déplacements professionnels, constituer les dossiers avec les informations nécessaires à la tenue des réunions, des présentations ou interventions, suivi de l'activité de la sous-direction via la mise en place de tableaux de bord)

Vous travaillerez en binôme pour l'ensemble de la sous-direction avec un autre assistant de direction notamment pour assurer l'accueil physique et téléphonique, enregistrer et assurer le suivi du courrier et des questions écrites via un outil dématérialisé, établir les commandes de fournitures, les demandes d'achat, organiser les déplacements professionnels, assurer la gestion des messageries fonctionnelles.

Vous serez en appui pour la mise en place de séminaires et autres événements relatifs à la vie étudiante.

Vous assisterez aux réunions de sous-direction et en ferez un compte rendu.

Savoirs :

Technique de communication (orale et écrite)

Environnement professionnel

Technique de secrétariat

Mode de fonctionnement des administrations

Savoir-faire :

Maîtriser les outils informatiques (expertise)

Apporter des réponses personnalisées

Rédiger et mettre en forme des documents

Evaluer et hiérarchiser les besoins

Savoir planifier et respecter les délais

Savoir-être :

Autonomie

Sens de l'initiative
Afficher la suite
Sens de l'organisation

Rigueur / fiabilité

Réactivité, capacité à gérer les imprévus

Sens relationnel

Sens de la confidentialité