Assistance et Gestion Administrative - Instructeur H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Encadrement (oui ou non) : Non

Le poste deux comprend deux volets distincts :

· un poste de gestionnaire instructeur au DISAP pour 2/3 de son temps

· un poste d'assistant de la direction du Pôle T pour 1/3 de son temps

Ces deux volets interviennent en complément de l'activité d'un agent déjà en poste. Les tâches seront donc précisées au vu du profil de l'agent retenu

1-ActivitésDISAP :

· Chargé du suivi des activités du service

· Transmission et suivi des procédures et actualisation des tableaux de suivi

· Suivi statistique des PV

· Préparation du bilan annuel de la politique pénale et des relations avec les tribunaux judiciaires

· Chargé du traitement des fermetures administratives pour travail illégal
- Etude des demandes
- Relations avec les services de police
- Gestion des complétudes
- Préparation de l'arrêté - Actualisation du tableau de bord

· Ligne AT - Interlocutrice identifiée par les services de la police
- Prise en charge de la ligne AT
- Traitement de la fiche de signalement AT - Actualisation du suivi des AT grave ou mortel

· Assistance du service
- Traitement de la boîte de messagerie institutionnelle du service - réponse directe aux demandeurs - Relation avec les partenaires, DREETS, parquets, trésorerie, préfecture,
- Gestion et commandes des fournitures,
- Traitement du courrier arrivé, suivi du courrier départ,

2-ActivitésDirection du Pôle T

· Suivi de la BAL du pôle T
- Orientation (vers les autres services de la DD - vers les services concernés du pôle T)
- Le cas échéant, réponse directe à l'usager

· Suivi de la documentation du Pôle T
- Recueil et analyse des besoins
- Contacts avec le SGC
- Suivi de la réception et répartition entre les services

· Suivi RH
- Tableau RH
- Organigramme

· Communication du Pôle T
- Alimentation du site Internet
- Synthèse et rédaction de la note bimensuelle
- Mise à jour de la liste des contacts et préparation des mailings

Ces tâches pourront évoluer dans la limite d' 1/3 temps

Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende

ci-dessous :

E : Savoir agir dans un contexte complexe, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle

d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
Afficher la suite
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de

base, principales tâches, connaissance du processus, global...).

Connaissances :

Compétences techniques dans le domaine de l'assistance administrative et de la bureautique

Savoir-faire :

Connaître l'organisation, les missions et le fonctionnement des services

Connaître les outils et méthodes de secrétariat et de l'assistance administrative

Savoir apporter une assistance administrative et renseigner

Savoir rédiger des courriers, des mails et documents administratifs

Savoir établir des suivis d'activité

Savoir-être :

Travailler en autonomie

Faire des propositions d'organisation, de méthodologie...

Travailler en équipe

Planifier les échéances

Organiser sa charge de travail

Faire preuve de discrétion

Rigueur dans l'instruction de dossiers